Dritto al punto

Assumere un dipendente comporta una serie di attività lunghe ma indispensabili: richiedere i dati al futuro lavoratore, predisporre il contratto, fare le comunicazioni obbligatorie, far firmare tutti quei documenti accessori ma obbligatori (es: privacy, TFR, ecc.)

Step 1. Attività preliminari

Una volta selezionata la persona, puoi decidere (o può esserti richiesto dal futuro lavoratore) di firmare una lettera di impegno ad assumerlo (leggi di più qui!)

Step 2. Richiedi i dati al lavoratore

Avrai bisogno di:

  • documento d’identità con residenza aggiornata
  • codice fiscale
  • titolo di studio
  • scheda anagrafico professionale1 rilasciata dal centro per l’impiego: questa non è obbligatoria, ma è utile per verificare se si possono applicare certe agevolazioni

Step 3. Prepara e firma il contratto

  • Ricorda che il contratto dovrà contenere per forza certi dati:
    • dati dell’azienda e del dipendente
    • CCNL, inquadramento, mansioni e retribuzione
    • data di assunzione ed eventuale periodo di prova
    • come terminare il contratto
  • Se usi un formato cartaceo, prepara due copie del contratto (una per te e una per il dipendente); se hai il contratto in formato digitale, lo stesso documento viene firmato da te e dal lavoratore
  • Firmate sia tu che il dipendente2

Step 4. Fai firmare la documentazione extra

Oltre al contratto dovrai far firmare al dipendente:

  • Dichiarazione di eventuali familiari a carico
  • Modulo TFR (per i dettagli leggi qui)
  • Informativa sicurezza sul lavoro
  • Modulo per la privacy
  • Altri documenti eventuali (es: regolamento aziendale, accordo di smart working, assegnazione dispositivi aziendali, patto di non concorrenza e/o stabilità, ecc.)

Step 5. Effettua la comunicazione obbligatoria UNILAV

  • deve essere fatta entro il giorno che precede la data dell’inizio del lavoro
  • se la fa il consulente del lavoro, tu dovrai solo consegnargli la documentazione utile
  • se la fai tu, dovrai registrarti sull’apposito portale del Ministero del Lavoro

Attenzione! Con l’invio dell’UniLav ti metti in regola anche con gli obblighi di comunicazione verso ITL, INPS e INAIL.

Se usi Jet HR, a tutte queste attività ci pensiamo noi: è sufficiente che attivi la richiesta di assunzione e invii al futuro lavoratore un link dove potrà inserire da solo tutti i suoi dati

Altri adempimenti

Visita medica preventiva

  • È obbligatoria la visita medica per adibire i lavoratori a specifiche mansioni (e.g. addetti alla preparazione, manipolazione e vendita di alimenti o bevande)
  • Per evitare spiacevoli sorprese, puoi farla fare preventivamente e poi valutare se assumere o meno il candidato

Corsi sulla sicurezza

  • entro 60gg dall’assunzione assicurati che il neo assunto effettui i corsi obbligatori per la sicurezza sul lavoro (i dettagli qui!)

Richiesta documentazione specifica

  • Assunzione per un lavoro che prevede il contatto con i minori: dovrai chiedere al candidato il certificato penale del casellario giudiziale3
  • Assunzione personale extra – comunitario: è necessario permesso di soggiorno, in corso di validità, che abiliti allo svolgimento di attività di lavoro subordinato

Sanzioni

IllecitoSanzione
Mancata comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro– da 1.950 a 11.700€ per ciascun lavoratore irregolare sino a 30gg
– da 3.900 a 23.400€ per ciascun lavoratore irregolare da 31 a 60gg
– da 7.800 a 46.800€ per ciascun lavoratore irregolare oltre 60gg
– le sanzioni sono aumentate del 20% se il dipendente è un extra-comunitario, un minore o un percettore di assegno di solidarietà
Mancato adempimento dell’obbligo di verificare l’esistenza di condanne penali per reati di pedofilia e pedopornografia in lavori a contatto con minoriSanzione amministrativa da 10.000 a 15.000€
Occupazione di stranieri privi del permesso di soggiorno, scaduto e non richiesto il rinnovo nei termini di legge, revocato o annullatoReclusione da 6 mesi a 3 anni e multa di 5.000€ per ogni lavoratore
  1. In alcune Regioni si chiama “C2 storico”. ↩︎
  2. la firma non deve necessariamente essere grafica. Se entrambi ne possedete una digitale, potete procedere alla firma del documento in formato digitale. ↩︎
  3. Serve a verificare l’assenza di condanne per reati legati a pedofilia e pedopornografia. ↩︎
Autore dell’articolo
Margherita M. Pili Margherita M. Pili Assistente Legale
Margherita è assistente legale presso un primario studio di avvocati giuslavoristi, dove lavora da oltre 8 anni. Ha una passione per la semplificazione e una profonda conoscenza della legge del lavoro.

Nota rapida: questa non deve essere considerata una consulenza fiscale. Poiché le norme fiscali cambiano nel tempo e possono variare a seconda del luogo e del settore, consultate un commercialista o un consulente fiscale per avere indicazioni specifiche. Trova un consulente paghe con Jet HR.

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