Dritto al punto
  1. Lo smartworking è un modo di lavorare molto flessibile, sia per quanto riguarda il luogo che l’orario
  2. Se vuoi prevedere lo smartworking per alcuni o tutti i tuoi dipendenti, puoi fare un accordo a parte oppure inserire una clausola direttamente nel contratto di lavoro
  3. In alcuni casi sei obbligato a concedere lo smartworking, in altri casi devi solo dare prioritĂ  ad alcuni dipendenti

Un po’ di contesto

Lo smartworking (o lavoro agile) è un modo di lavorare che prevede:

  • un accordo tra te e il dipendente
  • grande flessibilitĂ  nel decidere se lavorare in ufficio o fuori, senza postazione fissa
  • nessun vincolo di luogo o di orario di lavoro1 (nei limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale)
  • uso di strumenti tecnologici per lo svolgimento del lavoro

Come fare un accordo di smartworking

Innanzitutto, prevedere per i dipendenti la possibilità di smart working non è un obbligo, ma una tua facoltà (salvo poche eccezioni, che vediamo insieme)

Step 1. Scrivi l’accordo di smartworking o inserisci una clausola nel contratto di lavoro

  • Puoi decidere se inserire la possibilitĂ  di smartworking all’interno del contratto di lavoro oppure se fare un accordo a parte. Di seguito, per semplicitĂ , parleremo in generale di “accordo di smartworking”, ma quello che diciamo vale sia in caso di clausola che in caso di accordo
  • L’accordo di smartworking può essere sia con i singoli lavoratori, che a livello aziendale, e può essere sia a termine che a tempo indeterminato. In ogni caso deve contenere:
    • la durata dell’accordo (se tempo indeterminato o determinato)
    • l’alternanza tra periodi di lavoro in ufficio e fuori (e le modalitĂ  di lavoro in questo caso)
    • i luoghi dove il dipendente non può lavorare in smartworking
    • le modalitĂ  con cui controlli il lavoratore (ad es: registrare le presenze, monitorare gli obiettivi, monitorare gli strumenti aziendali, ecc.)
    • gli strumenti di lavoro
    • i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e organizzative per assicurare la disconnessione (ad es. in caso di malattia o infortuni)
    • i comportamenti del lavoratore al di fuori dei locali aziendali che comportano l’applicazione di sanzioni disciplinari

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Step 2. Dai prioritĂ  alle richieste da parte di alcuni lavoratori

Se decidi di fare accordi di smartworking, devi dare prioritĂ  alle richieste che ti arrivano dai lavoratori:

  • con figli fino a 12 anni
  • con figli in condizioni di disabilitĂ  (senza limite di etĂ )
  • disabili gravi
  • caregivers
  • che hanno permessi 104 per assistere un familiare disabile

Ci sono poi alcuni casi in cui devi concedere lo smartworking (per ora, fino al 31 marzo 2024):

  • per i genitori di figli fino a 14 anni
  • per i dipendenti che sono piĂą esposti al rischio Covid (accertato da un medico)

Step 3. Comunica l’accordo al Ministero del Lavoro

Entro 5 giorni dalla firma dell’accordo, devi comunicare i nomi dei lavoratori e la data di inizio (e di eventuale fine) del lavoro agile in via telematica (link) al Ministero del Lavoro

Step 4. Conserva l’accordo

Conserva in azienda copia dell’accordo di lavoro agile per 5 anni da quando lo hai sottoscritto

Come modificare o recedere da un accordo di smartworking

Puoi modificare o recedere da un accordo di smartworking nei seguenti casi

Lavoratori normodotati

  • se c’è accordo a termine e non hai un giustificato motivo2: non puoi recedere prima del termine
  • se c’è accordo a termine e hai un giustificato motivo: puoi recedere prima del termine
  • se c’è accordo a tempo indeterminato e non hai un giustificato motivo: puoi recedere con preavviso non < a 30 gg
  • se c’è accordo a tempo indeterminato e hai un giustificato motivo: puoi recedere senza preavviso.

Lavoratori disabili. Salvo i casi in cui c’è un giustificato motivo, puoi recedere solo con preavviso non < 90 gg

Smartworking vs. Telelavoro

Spesso si fa confusione fra il concetto di smartworking e quello di telelavoro. Le differenze principali sono le seguenti:

CaratteristicheTelelavoroSmartworking
Sede di lavoroSempre fuori dall’azienda (di solito casa del lavoratore)Flessibile (in parte a casa e in parte in ufficio)
Modifica e recessoNon consentiti se unilaterali, serve sempre l’accordo con il dipendentePossibili anche se unilaterali (ma di solito regolati in accordo)

Rischi e sanzioni in caso di smartworking

  • Se non comunichi al Ministero entro 5 giorni. Sanzioni di 100/500€ a persona
  • Se controlli il lavoratore a distanza con impianti, strumenti e apparecchiature non concordate in precedenza. Rischi una sanzione da €154 a €1.549 o l’arresto da 15 giorni a 1 anno

Il Consiglio di Jet HR

  • Prevedere lo smartworking è un’opportunitĂ  per attrarre e tenere talenti in azienda. Senza un piano di smartworking oggi non sei un’azienda attrattiva (posto che non tutti i lavori si prestano al fare smart)
  • Per implementare lo smartworking, devi essere in grado di modificare il modo di lavorare tuo e dei tuoi dipendenti, strutturando un lavoro per obiettivi piuttosto che per orari!

Domande Frequenti

I lavoratori in smartworking hanno gli stessi diritti dei lavoratori normali?

 Si, il lavoratore in modalitĂ  di lavoro agile ha diritto a un trattamento economico e normativo uguale a quello applicati nei confronti dei lavoratori che svolgono le medesime mansioni all’interno dell’azienda. In poche parole, devi pagare i lavoratori in modalitĂ  agile la stessa RAL dei lavoratori normali

Ai lavoratori in modalitĂ  agile spettano gli stessi incentivi (contributivi e fiscali) dei lavoratori normali?

Si, gli incentivi fiscali e contributivi sono applicabili anche quando l’attivitĂ  lavorativa sia prestata in modalitĂ  di lavoro agile

Sono obbligato a fare un accordo di smartworking applicabile a livello aziendale?

No, puoi decidere se fare un accordo con i singoli lavoratori o se fare un accordo applicabile a livello aziendale

Posso controllare chi fa lavoro agile tramite video installazioni o strumenti simili?

No, non puoi farlo

Sono obbligato a fornire gli strumenti di lavoro necessari a chi fa lavoro agile?

Sì, a meno che nell’accordo definite che il lavoratore userà i suoi. Se gli strumenti di lavoro glieli fornisci tu, devi anche occuparti delle relative spese di manutenzione e/o sostituzione

  1. l’accordo può prevedere forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi oppure non contenere alcuna indicazione di orario o luogo di lavoro ↩︎
  2. la legge non dice quali sono i “giustificati motivi” per interrompere un accordo di smartworking: di solito si definiscono direttamente nell’accordo. Inoltre, è sempre possibile la risoluzione dell’accordo se entrambe le parti concordano, ed è pure possibile prevedere dei termini più lunghi per il recesso ↩︎
Autore dell’articolo
Margherita M. Pili Margherita M. Pili Assistente Legale
Margherita è assistente legale presso un primario studio di avvocati giuslavoristi, dove lavora da oltre 8 anni. Ha una passione per la semplificazione e una profonda conoscenza della legge del lavoro.

Nota rapida: questa non deve essere considerata una consulenza fiscale. Poiché le norme fiscali cambiano nel tempo e possono variare a seconda del luogo e del settore, consultate un commercialista o un consulente fiscale per avere indicazioni specifiche. Trova un consulente paghe con Jet HR.

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