Dritto al punto
  1. Se fai anticipare le spese per la trasferta al lavoratore, gliele devi rimborsare in busta paga il mese successivo: quanto costa a te e al lavoratore dipende dal tipo di rimborso che scegli di applicare e dal luogo della trasferta
  2. Esistono tre tipi di rimborso spese: analitico (o a piè di lista), forfettario o misto. Li vediamo insieme

Un po’ di contesto

Devi restituire in busta paga un rimborso per trasferta (o missione) quando:

  • il dipendente ha una sede fissa da contratto, ma deve andare per lavoro in un luogo diverso dalla “sede abituale di lavoro” (in genere è quella riportata nella lettera di assunzione o nel contratto di lavoro)
  • anticipa una spesa per conto dell’azienda. Se invece paghi direttamente tu, non dovrai rimborsare nulla al dipendente (e il costo è per te sempre deducibile)

In generale, le spese per le trasferte sono per te deducibili, ma in che modo questo costo impatta su di te dipende da 2 variabili:

  1. che tipo di rimborso hai deciso di applicare: analitico, forfettario o misto
  2. dove avviene la spesa: Italia (all’interno o fuori dal comune della sede di lavoro) o all’estero

Di seguito una breve guida per orientarti

Come rimborsare le trasferte ai dipendenti

Step 1: stabilisci il sistema di rimborso che preferisci

Esistono 3 tipi di rimborso:

  1. Rimborso analitico. Le spese devono essere documentate in dettaglio
  2. Rimborso forfettario. Rimborso che eroghi in maniera fissa al lavoratore, senza necessità di documentazione
  3. Rimborso misto. E’ un misto dei due: rimborsi al lavoratore un importo forfettario e un importo per spese di vitto e alloggio documentate (rimborso analitico)

In teoria puoi scegliere un tipo diverso per ogni trasferta, ma è utile avere una policy / accordo con i dipendenti che stabilisce le regole che intendi applicare

Step 2: definisci quali tipi di spese vuoi rimborsare

In genere, durante le trasferte si rimborsano spese di vitto, alloggio e trasporto (che a sua volta include noleggio auto, autostrada, biglietti di treno/aereo, rimborso chilometrico, ecc.). Puoi definire tu il tipo di spese che intendi rimborsare sempre all’interno di una policy / accordo con i dipendenti

Step 3: dove devi mandare il lavoratore in trasferta?

Le trasferte prevedono un rimborso diverso a seconda che il lavoratore vada all’estero o in Italia, e in questo secondo caso dentro il comune o fuori:

  • Se il dipendente rimane all’interno del Comune: il rimborso spese viene tassato normalmente in busta paga (come la normale retribuzione), salvo per spese di trasporto documentate. Lo vediamo meglio sotto
  • Se il dipendente va fuori dal Comune, ma rimane in Italia: la tassazione del rimborso spese dipende dal tipo di rimborso scelto e dal tipo di spesa
  • Se il dipendente va all’estero: la tassazione del rimborso spese dipende dal tipo di rimborso scelto e dal tipo di spesa

Step 4: il lavoratore si sposta con mezzo proprio o mezzi pubblici?

  • Se il dipendente si muove con mezzi pubblici (es. treno, aereo): gli versi il rimborso spese in busta paga, secondo i criteri visti sopra (tipo di rimborso e luogo della trasferta)
  • Se il dipendente si muove con un proprio mezzo: si ha un rimborso chilometrico, cioè devi dare al dipendente in busta paga una somma calcolata secondo criteri particolari. Li vediamo sotto

Come calcolare il costo per te e per il dipendente

Abbiamo visto che, a seconda del tipo di rimborso e del luogo della trasferta, cambia quanto puoi rimborsare al dipendente senza pagarci sopra tasse. Vediamo insieme le casistiche

1. Rimborsi analitici (o a piè di lista)

Costo azienda. Le spese per viaggio e trasporto sono totalmente deducibili, purché documentate. Invece, le spese di vitto e alloggio sono deducibili:

  • nella misura del 75% per trasferte all’interno del comune
  • fino a 180,76€ (al giorno) per trasferte fuori dal comune in Italia
  • fino a 258,23€ (al giorno) per trasferte all’estero

Costo dipendente. Il dipendente non paga tasse né contributi sulle spese effettuate per:

  • vitto, alloggio, viaggio e trasporto (anche all’interno del territorio comunale), incluso in caso di rimborso chilometrico, sia fuori dal territorio comunale che all’estero
  • Altre spese fino all’importo di:
    • 15,49€ al gg fuori dal comune in Italia
    • 25,82€ al gg all’estero

Documentazione da produrre: ricevuta fiscale, documento commerciale e, in alcuni casi, anche un’ attestazione analitica del lavoratore (es: mance, lavanderia)

2. Rimborso forfettario

Costo azienda. Non c’è limite massimo di deducibilità (quindi non paghi tasse per tutto l’importo rimborsato)

Costo dipendente. Il dipendente non paga tasse né contributi fino a:

  • 46,48€ al gg per trasferte, in Italia, fuori dal territorio comunale
  • 77,47€ al gg per trasferte all’estero
  • Le spese di viaggio e trasporto eventualmente rimborsate in aggiunta all’indennità forfettaria, se documentate, non sono tassate

Documentazione da produrre: per ricevere la somma forfettaria giornaliera, nessuna. In caso di spese di viaggio e trasporto (es. biglietti dell’autobus o ricevuta del taxi), il dipendente può chiedere il rimborso analitico se ti da ricevuta fiscale, fattura, documento commerciale (es. biglietto)

3. Rimborso misto

Costo azienda. Non c’è limite massimo di deducibilità (quindi non paghi tasse per tutto l’importo rimborsato)

Costo dipendente. Hai due opzioni fra cui scegliere, che dipendono dagli accordi di rimborso che hai con il lavoratore (es: ti rimborso solo vitto, solo alloggio, ecc.). A seconda dell’opzione scelta, Il dipendente non paga tasse né contributi fino a:

  • Opzione 1
    • 30,99€ al gg per trasferte in Italia
    • 51,65€ al gg per trasferte all’estero
  • Opzione 2
    • 15,49€ al gg per trasferte in Italia
    • 25,82€ al gg per trasferte all’estero

Documentazione da produrre: ricevuta fiscale, fattura, documento commerciale solo per spese di vitto e alloggio

4. Rimborso chilometrico

Contesto. Se il dipendente si sposta con un’auto propria (o un’auto a noleggio), ti deve chiedere un rimborso chilometrico, che copre i costi del carburante e dell’usura dell’auto (non è necessario un documento che provi la spesa). Per calcolare il rimborso, controlla quanto è la “indennità del costo al km” secondo la tabella ACI (vedi qui) per quella specifica auto e moltiplica questo costo per i km della trasferta1

Costo azienda. Il rimborso chilometrico è deducibile se il dipendente usa auto con cilindrata non superiore a 17 cavalli fiscali (CF)2, se a benzina, o a 20 CF, se diesel (non sono previsti limiti di cilindrata per le auto elettriche)

Casi particolari

Rimborsi per smart working

Costo azienda. Si applicano le regole di deducibilità per il rimborso analitico e forfettario.

Costo dipendente. Si applicano queste regole:

  • Se dai un rimborso forfettario, il dipendente paga normalmente le tasse sopra
  • Se dai un rimborso analitico, il dipendente non paga le tasse sopra (es. connessione internet)

Documentazione da produrre (per i soli rimborsi analitici): prove di pagamento, fatture etc

Rimborsi per trasferte dirigenti

Le trasferte dei dirigenti, salvo accordi specifici presi tra te e il dirigente, per i CCNL di Industria e Commercio prevedono:

CCNL Regole di rimborso
Industria– rimborso spese analitico di viaggio, vitto e alloggio, nei limiti della normalità
– indennità di 85€ (rimborso spese non documentabili) per ogni periodo di 12 ore di trasferta nell’arco di 24 ore dalla partenza
Terziario– rimborso spese documentate di viaggio*, vitto e alloggio
– piccole spese non documentabili
– ogni spesa sostenuta in esecuzione del mandato e nell’interesse dell’azienda
– trasferta/missione superiore a 12 giorni: gestita secondo l’accordo tra te e il dirigente

Sanzioni

Rischi diverse sanzioni in caso di falsa trasferta o mancata registrazione sul Libro Unico del Lavoro (LUL) e ti consigliamo di parlarne con il tuo consulente del lavoro saperne di più, ma ecco i casi più frequenti:

  • trasferta falsa (per pagare di più il lavoratore) o mancata dichiarazione: dovrai pagare i contributi effettivamente dovuti (e che non hai pagato), maggiorati dal 30 al 60% (entro la misura massima del 60% dei contributi dovuti)
  • mancata o scorretta registrazione della trasferta nel LUL: da 150€ a 6.000€ (a seconda del numero di lavoratori interessati e del periodo di tempo per cui continua la violazione)
  • mancata o scorretta registrazione della trasferta nella busta paga: da 150€ a 7.200€ (a seconda del numero di lavoratori interessati e del periodo di tempo per cui continua la violazione)

Il Consiglio di Jet HR

Conserva bene il LUL, le note spesa (giustificativi, scontrini) in caso di ispezione. In un’ispezione controllano sicuramente le soglie di esenzione utilizzate per gli importi di rimborso delle trasferte e verificano i casi in cui, oltre ad un rimborso forfettario, ce ne sia stato anche uno analitico

Domande Frequenti

Quando posso rifiutarmi di rimborsare una spesa effettuata in trasferta?

Se le spese vanno rendicontate in maniera analitica, puoi non rimborsare tutte quelle spese per le quali non ti viene fornita una valida prova d’acquisto a meno che non rientrino nelle spese che possono essere attestate analiticamente dal dipendente come mance, lavanderia o telefono.

Fonti

  1. Se l’auto utilizzata è un fringe benefit (cioè un benefit dato da te al dipendente), puoi rimborsare il carburante solo con documento giustificativo della spesa e senza alcun coefficiente ↩︎
  2. si tratta di un indice legato alla cilindrata dell’auto, che ha valore solo da un punto di vista fiscale, perché serve per calcolare, ad esempio, il costo del rimborso chilometrico e dell’assicurazione auto ↩︎
Autore dell’articolo
Margherita M. Pili Margherita M. Pili Assistente Legale
Margherita è assistente legale presso un primario studio di avvocati giuslavoristi, dove lavora da oltre 8 anni. Ha una passione per la semplificazione e una profonda conoscenza della legge del lavoro.

Nota rapida: questa non deve essere considerata una consulenza fiscale. Poiché le norme fiscali cambiano nel tempo e possono variare a seconda del luogo e del settore, consultate un commercialista o un consulente fiscale per avere indicazioni specifiche. Trova un consulente paghe con Jet HR.

Revisionato da
Martina Lecis Martina Lecis Consulente del lavoro

Percorso di studi

  • Laurea in economia all’università di Cagliari nel 2011
  • Abilitazione a Consulente del Lavoro nel 2014
  • Diploma Politiche attive e gestione del personale nel 2019




Biografia
Martina Lecis è una consulente del lavoro del Jet HR Partner Network. È iscritta all’Ordine dei Consulenti del Lavoro di Cagliari con numero 764. È abilitata al rilascio della certificazione ASSE.CO che permette di certificare e ‘asseverare’ la regolarità contributiva, retributiva e il rispetto della normativa generale delle imprese nei rapporti di lavoro. E’ ocente nei corsi di formazione obbligatori relativi al personale dipendente ( formazione di base, specifica, RLS) e al Datore di Lavoro (RSPP). Nel 2019 ha fondato I’m Impresa per servire i suoi clienti a 360 gradi.

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