Ora in due giorni risolviamo le anomalie. Prima ci mettevamo una settimana
L’azienda
SO.GES. Group SPA gestisce strutture ricettive di charme nel territorio toscano attraverso il brand Place So Charme. Nata da un'ispirazione imprenditoriale cresciuta dal 2020 in poi, l'azienda opera oggi in 12 location tra Toscana e Veneto, includendo hotel di charme, ville storiche dislocate nel Chianti e nella zona del Ferento, più una struttura al Lido di Venezia. Nel 2025 l'azienda ha avviato una nuova operazione in white label con il brand internazionale Melia.
La crescita è stata particolarmente intensa negli ultimi cinque anni. Solo nell'ultimo anno SO.GES. Group ha acquisito tre nuove strutture e si prepara ad aprire una quarta location nel centro di Firenze entro fine anno, attualmente in fase di ristrutturazione. Oggi l'azienda conta 320 dipendenti distribuiti su tutto il territorio operativo, confermandosi come una realtà in forte espansione nel settore dell'ospitalità di alto livello. Come società di servizi, SO.GES. Group punta sull'eccellenza nell'esperienza degli ospiti, cercando di coniugare attenzione alla qualità con innovazione ed efficientamento di tutti i repart.
Le risorse umane
Il team HR SO.GES. Group è strutturato in modo snello ma efficiente. Cristina Galardi coordina l'intero reparto occupandosi di ricerca e selezione del personale, interfacciandosi con i responsabili delle strutture per comprendere il fabbisogno e seguendo tutto il processo di onboarding fino alla gestione post-assunzione, incluse eventuali problematiche.
La affiancano due colleghe con competenze complementari: una si occupa della formazione e training del personale, mentre l'altra, proveniente dal settore HR tech e con esperienza su piattaforme digitali, supporta Cristina nel controllo delle anomalie, nella reportistica e in tutti i processi amministrativi a 360 gradi, dalle assunzioni all'onboarding fino alla gestione di infortuni e sorveglianza sanitaria. La struttura snella del team è resa possibile proprio dall'efficienza garantita dagli strumenti digitali adottati.
Il problema
Quando la rigidità del sistema frenava la crescita
"Io avevo bisogno di un prodotto che mi permettesse di riuscire a mandare i documenti senza dover far venire le persone per firmare il contratto o mandarli per email", spiega Cristina, descrivendo la necessità di digitalizzare processi che stavano diventando insostenibili con la crescita.
Prima di adottare Jet HR, SO.GES. Group aveva già intrapreso un percorso di digitalizzazione con un altro fornitore, proprio per gestire dipendenti dislocati su tutto il territorio e superare la gestione su fogli Excel. Tuttavia, il sistema si era rivelato inadeguato per sostenere i ritmi di una realtà in espansione che opera nel settore dell'hospitality con tutte le sue peculiarità.
Il processo di assunzione era macchinoso e articolato in troppi passaggi: invio email al consulente del lavoro, ricezione del contratto, scaricamento e caricamento su sistema di firma digitale, invio al dipendente, nuovo scaricamento e ricaricamento su HR Portal con creazione manuale della scheda e inserimento dati. Questa frammentazione rallentava operazioni che, nel settore alberghiero stagionale, richiedono invece velocità e flessibilità.
La gestione delle presenze era particolarmente critica. Una collega dedicava un'intera settimana solo a controllare e correggere le anomalie dei cartellini prima della chiusura mensile per l'elaborazione dei cedolini. I Resident Manager non utilizzavano il sistema per controllare le presenze del proprio personale perché lo trovavano troppo complesso, lasciando tutto il lavoro centralizzato sull'ufficio HR.
Il problema più grave era però l'assenza di supporto. I ticket di assistenza ricevevano risposte con tempi indefiniti, e anche l'assistenza telefonica a pagamento non risolveva la situazione. Quando si richiedevano funzionalità aggiuntive come gli analytics per avere statistiche in tempo reale, passava un mese solo per capire come installare e utilizzare il tool.
Le criticità principali includevano:
- Processo di assunzione frammentato in troppi passaggi manuali
- Sistema rigido inadatto alla stagionalità e variabilità dell'hospitality
- Una settimana di lavoro per chiudere presenze e anomalie
- Mancanza di supporto e tempi di risposta indefiniti
- Complessità che impediva l'adozione da parte dei manager di struttura
- Impossibilità di avere dati e statistiche in tempo reale
- Assenza di un consulente applicativo dedicato
La soluzione
Semplicità e assistenza: i fattori decisivi per la digitalizzazione HR
Il passaggio a Jet HR è avvenuto quando SO.GES. Group ha compreso che per sostenere la crescita serviva non solo digitalizzazione, ma anche semplicità d'uso e supporto immediato. La scelta è caduta su Jet HR perché il prodotto appariva più intuitivo rispetto alla precedente esperienza, pur consapevoli di dover rinunciare ad alcune funzionalità presenti in HR Portal.
"Abbiamo bisogno di essere sempre più veloci, sempre più performanti quindi se ho uno strumento macchinoso, rigido, che richiede ore di formazione, non funziona", sottolinea Cristina, evidenziando come la facilità d'uso sia diventata un requisito fondamentale.
L'implementazione di Jet HR ha centralizzato tutti i processi su un'unica piattaforma, eliminando i passaggi ridondanti nelle assunzioni. Ora il processo è lineare: dalla piattaforma parte direttamente la comunicazione al consulente del lavoro, il contratto viene generato e inviato al dipendente per la firma digitale, e tutti i dati rimangono automaticamente nel sistema senza necessità di scaricamenti e ricaricamenti multipli.
La gestione delle presenze è stata rivoluzionata attraverso gli strumenti di turnistica e timbrature, con un elemento chiave: il coinvolgimento diretto dei Resident Manager. Grazie alla semplicità della piattaforma, ora sono loro stessi a controllare i cartellini del proprio personale e a correggere le anomalie, decentralizzando un'attività che prima gravava interamente sull'ufficio HR.
Il team HR ha apprezzato particolarmente la possibilità di avere feedback immediati attraverso il canale di assistenza. Cristina e la sua collega, forti delle rispettive esperienze con altri fornitori, inviano regolarmente suggerimenti per implementazioni e personalizzazioni specifiche per le esigenze del settore hospitality.
I risultati
"Con Jet HR mi ha fatto risparmiare una risorsa in più, una persona di una RAL media di 26.000 euro", afferma Cristina, quantificando l'impatto immediato della digitalizzazione efficace.
L'efficientamento più evidente si è registrato nella chiusura mensile delle presenze. Il lavoro che prima richiedeva una settimana intera a una persona dedicata, ora viene completato in due o tre giorni grazie al coinvolgimento dei Resident Manager che gestiscono autonomamente le anomalie del proprio personale attraverso la piattaforma.
Il processo di assunzione è diventato significativamente più snello. L'eliminazione dei passaggi ridondanti ha liberato tempo prezioso per il team HR, che può concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto. Con 320 dipendenti da gestire, questa efficienza ha permesso di evitare l'assunzione di una risorsa HR aggiuntiva che sarebbe stata necessaria con il vecchio sistema.
La semplicità d'uso ha avuto un impatto inaspettato sulla decentralizzazione delle responsabilità. A differenza del sistema precedente, che nessun Resident Manager riusciva a utilizzare per controllare i cartellini, Jet HR ha reso possibile delegare queste verifiche direttamente ai responsabili delle singole strutture. Questo ha trasformato un processo centralizzato e lento in un sistema distribuito e veloce.
L'adozione della piattaforma ha fornito la scalabilità necessaria per supportare la crescita. SO.GES. Group continua ad acquisire nuove strutture e ad aumentare il proprio organico, ma il sistema HR non rappresenta più un collo di bottiglia operativo. La flessibilità della piattaforma si adatta alle peculiarità del settore hospitality, gestendo contratti stagionali, a chiamata, extra e tutte le variabilità tipiche del comparto.
I benefici principali ottenuti con Jet HR:
- Riduzione da una settimana a 2-3 giorni per la chiusura mensile presenze
- Risparmio di una risorsa HR (circa 26.000 euro annui)
- Eliminazione dei passaggi ridondanti nel processo di assunzione
- Decentralizzazione del controllo presenze ai Resident Manager
- Semplicità d'uso che ha permesso l'adozione diffusa del sistema
- Scalabilità per supportare la crescita continua dell'organico
- Assistenza rapida per risolvere problemi e implementare personalizzazioni
Cristina Galardi, HR Manager di SO.GES. Group SPA
