Processi più strutturati significano maggiore trasparenza.
L’azienda
Gummy Industries è un'agenzia creativa fondata nel 2011 che si è affermata come realtà di riferimento nel panorama della comunicazione italiana. In oltre 13 anni di attività, l'azienda è cresciuta fino a raggiungere circa 70 persone, tra dipendenti e professionisti esterni, sviluppando competenze specializzate in tre macro-aree: strategia e branding, creazione di identità attraverso il design, e comunicazione integrata che spazia dai social all'advertising fino alle campagne con influencer.
La crescita costante ha portato Gummy a strutturarsi sempre di più, con team dedicati che operano spesso in mobilità per seguire set fotografici, riprese video, eventi live e trasferte commerciali. Questa evoluzione ha reso necessaria una gestione delle risorse umane più professionale e strutturata, spingendo l'azienda verso una trasformazione dei propri processi interni.
Le risorse umane
Fabrizio Martire, Founder e CEO, ha riconosciuto la necessità di dedicare risorse specifiche alla gestione del personale dopo che Gummy aveva raggiunto quasi 60 persone.
Stefano Riello è quindi entrato in azienda un anno e mezzo fa nel ruolo di HR Manager, diventando la figura di riferimento per tutte le questioni legate alle risorse umane. Non opera da solo: è supportato trasversalmente da altre figure senior dell'agenzia e collabora strettamente con una responsabile amministrativa che gestisce gli aspetti più burocratici e contrattualistici della gestione del personale.
Questa struttura ibrida permette a Stefano di concentrarsi sugli aspetti strategici del ruolo - dai processi di recruitment alla gestione quotidiana dei dipendenti - mantenendo comunque il controllo su tutti gli aspetti contrattualistici e numerici.
Il problema
Processi frammentati e gestione destrutturata rallentavano l'operatività
"Prima, non avendo una figura HR dedicata, i processi erano molto più frammentati, incluso il reperimento delle informazioni legate al lavoro: dal recupero degli scontrini per le note spese alla pianificazione delle ferie," racconta Fabrizio.
La gestione HR avveniva attraverso strumenti disconnessi con processi "molto umani e molto destrutturati" che creavano un flusso di comunicazione "abbastanza tortuoso" con i consulenti esterni.
Le principali criticità erano:
- Frammentazione degli strumenti: fogli Google Drive per le ferie, cartelle Drive/Dropbox per le note spese
- Raccolta dati complessa: necessario cercare informazioni sparse e fare il punto mensile
- Margine d'errore elevato: sistema manuale soggetto a dimenticanze e errori
- Criticità per trasferte: difficile tracciare spese e presenze per dipendenti spesso in mobilità
La soluzione
Una piattaforma digitale per centralizzare e automatizzare tutti i processi HR
Gummy Industries ha adottato Jet HR a gennaio 2024, spinta dal desiderio di strutturare i processi legati alle persone e aumentare la trasparenza organizzativa. "Avere dei processi legati al lavoro e alle persone un po' più strutturati è anche un simbolo di trasparenza. Su Jet HR tutti hanno lì il proprio profilo lavorativo, il contratto, le spese e tutti i documenti rilevanti," spiega Fabrizio.
Con Jet HR, Gummy ha centralizzato tutti i processi in un'unica piattaforma: dalla gestione delle presenze e assenze, alla presentazione dei rimborsi spese tramite semplici fotografie da smartphone, fino alla generazione automatica di report sui costi del personale. Particolare attenzione è stata posta alla gestione delle trasferte, frequenti per i team di produzione e commerciali.
I risultati
Il cambiamento più significativo riguarda l'autonomia dei dipendenti e la riduzione del margine d'errore. I dipendenti gestiscono autonomamente presenze, ferie e rimborsi attraverso un'interfaccia intuitiva, mentre HR e amministrazione hanno "una visione decisamente più chiara, perché troviamo tutte le informazioni con un colpo d'occhio."
L'efficienza operativa è migliorata drasticamente: "Abbiamo una calendarizzazione molto più efficace - si risparmiano giorni e giorni di lavoro, e tutte le comunicazioni interne, i giri di mail e i passaggi sono completamente spariti," racconta Stefano.
- Risparmio di giorni di lavoro mensili nella gestione amministrativa
- Autonomia totale dei dipendenti nella gestione di richieste di assenza e rimborsi
- Visibilità immediata sui costi del personale per decisioni strategiche
- Riduzione drastica del margine d'errore nei processi HR
- Centralizzazione di tutti i processi in un'unica piattaforma user-friendly
- Gestione semplificata delle trasferte e mobilità del team
Fabrizio Martire, Founder e CEO di Gummy Industries
.avif){kind=logo}
