Ora abbiamo una visione incredibilmente chiara del costo del personale.
L’azienda
Digitalizzazione completa con supporto consulenziale reattivo
Testbusters, nata nel 2013 come iniziativa studentesca, ha rivoluzionato la preparazione ai test universitari combinando un modello di corsi per-to-peer (da studenti per studenti) con tecnologie proprietarie. Negli ultimi cinque anni l'azienda è cresciuta da 10 a oltre 70 dipendenti, espandendosi in 34 città italiane. Con il suo simulatore dei test e una linea editoriale dedicata, Testbusters è oggi punto di riferimento nel settore edu-tech.
Le risorse umane
La gestione delle risorse umane in Testbusters riflette la natura dinamica dell'azienda. Isaia Laudi, Head of People & Culture, guida un team giovane e motivato che include Gaia Bianchi Michiel, People & Culture Specialist. Il dipartimento HR ha la duplice sfida di gestire una crescita rapida mantenendo al contempo la cultura aziendale orientata all'innovazione e alla qualità del servizio.
Il problema
Troppo tempo perso in processi manuali e frammentati
"Perdevamo un sacco di tempo per attività operative come la gestione di assenze, i buoni pasto e la contrattualistica legata ai nuovi assunti", racconta Gaia Bianchi Michiel.
La gestione delle risorse umane era diventata un collo di bottiglia per l'azienda in rapida crescita. Il team HR era costretto a dedicare la maggior parte del tempo ad attività amministrative invece che strategiche, mentre la gestione manuale aumentava significativamente il rischio di errori.
Queste le principali criticità:
- Gestione presenze manuale: Ogni dipendente aveva un file Excel dedicato per tracciare ferie, permessi, malattie e straordinari, con conseguente dispendio di tempo per la gestione e il controllo
- Automazione parziale inefficiente: Il bot interno sviluppato per automatizzare il processo richiedeva comunque verifiche manuali e supporto costante del team tech
- Dati frammentati: Mancava una visione aggregata dei costi del personale e delle metriche HR fondamentali
"Non solo questo meccanismo era soggetto ad errori, ma all'azienda mancava una raccolta strutturata e aggregata dei dati relativi ai costi del personale", spiega Isaia.
La soluzione
Digitalizzazione completa con supporto consulenziale reattivo
Il team di Testbusters ha iniziato ad usare Jet HR a Luglio 2023, subito dopo il lancio della piattaforma, spinto da queste caratteristiche principali:
- Sistema di prenotazione consulenza: Booking automatico dei meeting con consulenti del lavoro entro 24 ore
- Piattaforma mobile per dipendenti: App per la gestione di presenze, documenti e richieste
- Sistema presenze integrato: Eliminazione dei file Excel con integrazione diretta nel sistema paghe
- Cruscotto amministrativo: Dashboard centralizzata per la gestione di tutti i processi HR
- Gestione documentale digitale: Repository unico e strutturato per tutti i documenti HR
I risultati
"Il nostro principale timore era perdere il supporto competente sui temi giuslavoristici, cruciale in un momento di crescita come quello che stiamo vivendo", ricorda Gaia. Ma l'esperienza ha superato le aspettative: "La rapidità dei Consulenti di Jet HR ci ha colpito fin da subito. Attraverso un link, in pochi secondi si ha la possibilità di prenotare un meeting, che si riesce sempre a fissare entro il giorno successivo".
I principali risultati ottenuti:
- Gestione documentale: Passaggio da documenti in Google Drive ad accesso personale in piattaforma
- Consulenza del lavoro: Meeting garantito con i consulenti entro il giorno successivo alla richiesta
- Reportistica: Accesso immediato a report su ferie, permessi, malattie e straordinari
- Visibilità dei costi: Dashboard integrata per l'analisi del costo del personale
- Gestione presenze: Eliminazione dei fogli Excel e delle verifiche manuali mensili
"Ora abbiamo una visione incredibilmente chiara del costo del personale", afferma Isaia. Il passaggio a Jet HR ha permesso al team HR di dedicare più tempo ad attività strategiche come recruiting e sviluppo dei dipendenti.
Isaia Laudi, Head of People & Culture di Testbusters
