Rimborso chilometrico: cos’è e come si calcola

Un po’ di contesto

Il rimborso chilometrico è una somma che paghi a dipendenti e collaboratori che usano un mezzo proprio (e.g. auto di proprietà o a noleggio) per svolgere delle attività lavorative in un luogo diverso dalla sede di lavoro

Chi può richiedere il rimborso chilometrico

• dipendenti
• amministratori e soci
• lavoratori con contratti di collaborazione

Quando si può richiedere il rimborso chilometrico

Se durante una trasferta di lavoro si verificano contemporaneamente le seguenti 3 condizioni:

• il lavoratore va in un luogo diverso dalla sede di lavoro in cui è assunto
• il lavoratore si sposta per svolgere compiti e mansioni per conto dell’azienda
• il lavoratore è autorizzato ad utilizzare un mezzo proprio (come un’auto di proprietà o a noleggio)

Dipendenti: come chiedere il rimborso

Il dipendente dovrà fornirti:

• i dettagli sul veicolo utilizzato (marca, modello, alimentazione) o una copia del libretto di circolazione
• la destinazione finale della trasferta
• il numero di km percorsi (si può usare google maps per verificarlo)

Azienda: come elaborare il rimborso

1. fai un check dei dati comunicati dal lavoratore (n. trasferte, percorsi dichiarati, auto utilizzata)
2. approva o rifiuta la richiesta
3. calcola il rimborso secondo la prassi aziendale (continua a leggere per il dettagli!)
4. effettua il rimborso inserendolo in busta paga. Ti basterà comunicarlo al tuo consulente del lavoro. 🚀 Se usi Jet ti basta un click per inserirlo!

Attenzione! Ricordati di registrare i dati e conservarli. In questo modo, in caso di ispezione, potrai fornire la documentazione relativa ai rimborsi chilometrici effettuati.

Come si calcola il rimborso chilometrico

Esistono diverse opzioni:

1. Rimborso tramite tabelle ACI. Aggiornate al 1° gennaio di ogni anno. È il metodo più utilizzato per convenzione e si basa su una percorrenza media/annua di 15.000 km:
   • Cerca marca e modello dell’auto (nelle tabelle ACI le auto sono categorizzate per alimentazione e se sono ancora in produzione o fuori produzione)
   • Moltiplica il costo per i km effettuati
2. Rimborso tramite calcolatore ACI (vedi qui!). Aggiornato settimanalmente.
   • Cerca il veicolo per alimentazione, marca e modello
   • Chiedi al dipendente quanti km percorre mediamente in un anno con la sua auto
   • Nelle tabelle viene indicato il costo al km per varie ipotesi di percorrenze medie
   • Individua quale percorrenza media fa al caso tuo
   • Moltiplica il costo per i km effettuati

Cosa cambia tra rimborso tramite tabelle ACI e tramite calcolatore ACI?

• il rimborso tramite tabelle si basa su una previsione secondo cui il dipendente farà 15.000 km all’anno, mentre il calcolatore propone varie opzioni di km annuali e tu puoi scegliere l’ipotesi che ti sembra più realistica
• meno km si fanno nell’anno, più è alto il costo per km: significa che, se usi le tabelle ACI e il dipendente percorre meno di 15.000 km, il rimborso sarà per lui meno vantaggioso (e viceversa, sarà più vantaggioso se ne percorre di più).
• solo con il calcolatore ACI puoi calcolare i costi proporzionali

3. Rimborso dei soli costi proporzionali: tramite contrattazione di secondo livello o accordo con il singolo dipendente, rimborsi esclusivamente il costo previsto dall’ACI per carburante e usura dell’auto. Tramite il portale ACI (vedi qui!) puoi verificare il costo previsto per i soli costi proporzionali:

• Cerca il veicolo per alimentazione, marca e modello
• Nelle tabelle viene indicato il costo al km suddiviso in:
  • costi non proporzionali in €
  • costi proporzionali in €/KM
  • costi complessivi per le percorrenze annue richieste
• Moltiplica il costo proporzionale per i km effettuati

4. Rimborso standardizzato: puoi prevedere, con un regolamento aziendale o contrattazione di 2 livello, di rimborsare una quota standard uguale per tutti i dipendenti a prescindere dall’auto. In genere si prevedono rimborsi tra i 0,20 cent e i 0,40 cent al km.

Attenzione!  Verifica con il tuo consulente quest’ultima opzione, perché ci sono molte variabili da considerare per essere in regola con la tassazione e la deducibilità e non incorrere in sanzioni in caso di ispezione

Costo azienda del rimborso chilometrico

Il rimborso chilometrico:

• per te è deducibile¹ se il dipendente usa un’auto con cilindrata non superiore a 17 cavalli fiscali (CF), se a benzina, o a 20 CF, se diesel (non sono previsti limiti di cilindrata per le auto elettriche). Leggi le Domande frequenti per sapere dove trovare l’indicazione dei CF
• per il dipendente è sempre esentasse (cioè gli arriva come rimborso netto)

Cosa sono e come si calcolano i cavalli fiscali

I cavalli fiscali non c’entrano nulla con la potenza del motore di un auto: sono un valore legato alla cilindrata dell’auto e che serve ai fini delle assicurazioni auto e del rimborso chilometrico.

Per verificarli, è necessario utilizzare il libretto di circolazione dell’auto e applicare la seguente formula:

Per il dipendente: il rimborso non sarà tassato per intero → riceverà netti 0,74 cent x km percorsi

Per l’Impresa: deducibilità 100% ai fini IRES e IRPEF fino al limite previsto per 17 CV o 20 CV, quindi 0,70cent/km. Non si deduce nulla ai fini IRAP.

Si può iniziare una trasferta dalla casa del dipendente?

Di base, una trasferta dovrebbe iniziare dall’abitazione del lavoratore. Tuttavia, se sei d’accordo, puoi anche concedere al dipendente di partire da casa sua. In questo caso, hai due opzioni:

1. se il percorso abitazione/sede della trasferta è inferiore rispetto al percorso sede di lavoro/sede della trasferta, il rimborso verrà fatto sui km effettivamente percorsi
2. se il percorso abitazione/sede della trasferta è maggiore rispetto al percorso sede di lavoro/sede della trasferta, il rimborso verrà fatto sui km previsti dalla sede di lavoro al punto di arrivo per la trasferta.

1. La deducibilità nei limiti dei 17CF o 20CF riguarda solo IRPEF/IRES mentre non è deducibile ai fini IRAP. ↩︎