Luigi Lombardi 
Margherita M. Pili - Lo smartworking è un modo di lavorare molto flessibile, sia per quanto riguarda il luogo che l’orario
- Se vuoi prevedere lo smartworking per alcuni o tutti i tuoi dipendenti, puoi fare un accordo a parte oppure inserire una clausola direttamente nel contratto di lavoro
- In alcuni casi sei obbligato a concedere lo smartworking, in altri casi devi solo dare priorità ad alcuni dipendenti.
Smart working 2024: cos’è e come funziona
Lo smartworking (o lavoro agile) è un modo di lavorare che prevede:
- un accordo tra te e il dipendente (non necessario con collaboratori e tirocinanti)
- grande flessibilità nel decidere se lavorare in ufficio o fuori, senza postazione fissa
- nessun vincolo di luogo o di orario di lavoro1 (nei limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale)
- uso di strumenti tecnologici per lo svolgimento del lavoro
Smart working 2024: come fare un accordo
Innanzitutto, prevedere per i dipendenti la possibilità di smart working non è un obbligo, ma una tua facoltà
Step 1. Scrivi l’accordo di smartworking o inserisci una clausola nel contratto di lavoro
- Puoi decidere se inserire la possibilità di smartworking all’interno del contratto di lavoro oppure se fare un accordo a parte. Di seguito, per semplicità, parleremo in generale di “accordo di smartworking”, ma quello che diciamo vale sia in caso di clausola che in caso di accordo
- L’accordo di smartworking può essere sia con i singoli lavoratori, che a livello aziendale. In ogni caso deve contenere:
- la durata dell’accordo (tempo indeterminato o determinato)
- quando il dipendente deve lavorare in ufficio e quando fuori (e i luoghi dove non può fare smartworking)
- gli strumenti di lavoro e le modalità con cui controlli il lavoratore (ad es: registrare le presenze, monitorare gli obiettivi, ecc.)
- i comportamenti sanzionabili del lavoratore al di fuori della sede aziendale
Step 2. Dai priorità alle richieste da parte di alcuni lavoratori
Se decidi di fare accordi di smartworking, devi dare priorità alle richieste che ti arrivano dai lavoratori:
- con figli fino a 12 anni
- con figli in condizioni di disabilità (senza limite di età)
- disabili gravi
- caregivers
- che hanno permessi 104 per assistere un familiare disabile
Step 3. Comunica l’accordo al Ministero del Lavoro
Entro 5 giorni dalla firma dell’accordo, devi comunicare i nomi dei lavoratori e la data di inizio (e di eventuale fine) del lavoro agile in via telematica (link) al Ministero del Lavoro
Step 4. Conserva l’accordo
Conserva in azienda copia dell’accordo di lavoro agile per 5 anni da quando lo hai sottoscritto
Come modificare o recedere da un accordo di smartworking
Puoi modificare o recedere da un accordo di smartworking nei seguenti casi:
- se c’è accordo a termine e non hai un giustificato motivo2: non puoi recedere prima del termine
- se c’è accordo a termine e hai un giustificato motivo: puoi recedere prima del termine
- se c’è accordo a tempo indeterminato e non hai un giustificato motivo: puoi recedere con preavviso non < a 30 gg
- se c’è accordo a tempo indeterminato e hai un giustificato motivo: puoi recedere senza preavviso.
🔔 Eccezione: nel caso di lavoratori con disabilità, puoi recedere solo con preavviso non < 90 gg (salvo i casi in cui c’è un giustificato motivo, come sempre)
Smartworking vs. Telelavoro
Spesso si fa confusione fra il concetto di smartworking e quello di telelavoro (leggi qui cos’è). Le differenze principali sono le seguenti:
| Caratteristiche | Telelavoro | Smartworking |
|---|---|---|
| Sede di lavoro | Sempre fuori dall’azienda (di solito casa del lavoratore) | Flessibile (in parte a casa e in parte in ufficio) |
| Modifica e recesso | Non consentiti se unilaterali, serve sempre l’accordo con il dipendente | Possibili anche se unilaterali (ma di solito regolati in accordo) |
Smart working 2024: rischi e sanzioni
- Se non comunichi al Ministero entro 5 giorni. Sanzioni di 100/500€ a persona
- Se controlli il lavoratore a distanza con impianti, strumenti e apparecchiature non concordate in precedenza. Rischi una sanzione da €154 a €1.549 o l’arresto da 15 giorni a 1 anno
- Prevedere lo smartworking è un’opportunità per attrarre e tenere talenti in azienda. Senza un piano di smartworking oggi non sei un’azienda attrattiva (posto che non tutti i lavori si prestano al fare smart)
- Per implementare lo smartworking, devi essere in grado di modificare il modo di lavorare tuo e dei tuoi dipendenti, strutturando un lavoro per obiettivi piuttosto che per orari!
Domande Frequenti
I lavoratori in smartworking hanno gli stessi diritti dei lavoratori normali?
Si, il lavoratore in modalità di lavoro agile ha gli stessi diritti dei lavoratori che svolgono le medesime mansioni all’interno dell’azienda. In poche parole, devi pagare i lavoratori in modalità agile la stessa RAL dei lavoratori normali
Sono obbligato a fare un accordo di smartworking applicabile a livello aziendale?
No, puoi decidere se fare un accordo con i singoli lavoratori o se fare un accordo applicabile a livello aziendale
Posso controllare chi fa lavoro agile tramite video installazioni o strumenti simili?
No, non puoi farlo
Sono obbligato a fornire gli strumenti di lavoro a chi fa lavoro agile?
Sì, a meno che nell’accordo definite che il lavoratore userà i suoi. Se gli strumenti di lavoro glieli fornisci tu, devi anche occuparti delle relative spese di manutenzione e/o sostituzione
Ci sono poi alcuni casi in cui devi concedere lo smartworking?
Fino al 31 marzo 2024, eri obbligato a concederlo, se richiesto:
- per i genitori di figli fino a 14 anni
- per i dipendenti che sono più esposti al rischio Covid (accertato da un medico)
Ora non sei più obbligato.
- l’accordo può prevedere forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi oppure non contenere alcuna indicazione di orario o luogo di lavoro ↩︎
- la legge non dice quali sono i “giustificati motivi” per interrompere un accordo di smartworking: di solito si definiscono direttamente nell’accordo. Inoltre, è sempre possibile la risoluzione dell’accordo se entrambe le parti concordano, ed è pure possibile prevedere dei termini più lunghi per il recesso ↩︎
