Se prima impiegavamo una giornata per i cedolini, ora in due ore riusciamo a concludere tutto.
L’azienda
Fondata nel 2017 in provincia di Bergamo, Daze è un'eccellenza italiana nel settore dei prodotti di ricarica per auto elettriche.
La crescita è stata rapida e costante: da 4-5 persone nel 2020 a 75 dipendenti oggi, con un'età media sotto i 30 anni. Daze ha costruito una presenza europea solida, con sedi operative a Milano, Madrid e Parigi.
Le risorse umane
La gestione delle risorse umane in Daze è centralizzata e internazionale. Giulia Mazza, responsabile del dipartimento HR, coordina tutte le attività relative al personale per l'intero gruppo europeo.
Il problema
Processi macchinosi e perdite di tempo che rallentavano la crescita
"Utilizzavamo un software di cui non eravamo pienamente soddisfatti perché era molto macchinoso," racconta Giulia. "Il mio collega doveva prendere manualmente le presenze delle persone. Un conto era quando eravamo una ventina di persone, ma essendo ora in 70 perdeva una giornata solo a fare quello."
Il sistema precedente richiedeva un lavoro completamente manuale per preparare i dati delle presenze. Ogni mese, il responsabile amministrativo doveva creare manualmente un file Excel inserendo ore lavorate, trasferte e altri dati, senza possibilità di generare report automatici. La collaborazione con lo studio paghe esterno era inefficiente e lenta.
La situazione era aggravata da tempi di risposta estremamente lunghi: "Ogni volta che facevo una domanda al nostro studio paghe era veramente difficile ottenere una risposta. Tardavano settimane per avere una risposta."
Le principali difficoltà includevano:
- Perdita di una giornata intera al mese solo per preparare i dati delle presenze
- Creazione manuale di file Excel per ogni ciclo paghe
- Impossibilità di generare report automatici
- Tempi di risposta lenti dal consulente esterno
La soluzione
Una piattaforma integrata per automatizzare e velocizzare tutti i processi HR
Nel giugno 2024, Daze ha deciso di adottare Jet HR per digitalizzare completamente la gestione del personale. La scelta è stata guidata dall'esigenza di ottimizzare i tempi e supportare la crescita internazionale dell'azienda.
"Ho spinto molto per cercare di tagliare questo tempo che potevamo utilizzare per fare tutt'altro," spiega Giulia. "Non avevamo neanche uno strumento di reportistica, quindi mi sarebbe piaciuto utilizzare un software più completo."
L'integrazione con il servizio di consulenza Jet HR ha permesso di centralizzare anche la gestione dei rapporti con i consulenti del lavoro, sostituendo il precedente sistema di email e telefonate con una chat dedicata e videochiamate programmate.
I risultati
"Se prima impiegavamo una giornata per i cedolini, ora in una o due orette riusciamo a concludere tutto," conferma Giulia.
La reportistica automatica ha rivoluzionato la gestione strategica delle risorse umane. "La parte di reportistica è sicuramente molto interessante, soprattutto per quanto riguarda ferie e TFR. Prima era una cosa che dovevo fare ogni mese manualmente, ora ho report automatici che mi permettono di prendere decisioni aziendali sui piani di smaltimento ferie."
I dipendenti hanno accolto positivamente il cambiamento, apprezzando particolarmente la chiarezza dei nuovi cedolini: "Ho avuto feedback da molti colleghi che mi hanno detto che quando sono passati a Jet finalmente riescono a capire la busta paga."
Il nuovo sistema di consulenza ha migliorato significativamente i tempi di risposta: "Il sistema della chat è molto utile perché ogni volta che segnalo qualcosa il mio consulente mi risponde molto velocemente."
Oggi Giulia gestisce da sola tutte le attività HR che prima richiedevano due persone, dimostrando l'efficacia della digitalizzazione nel supportare la crescita aziendale senza aumentare proporzionalmente i costi operativi.
I principali benefici ottenuti con Jet HR:
- Reportistica automatica per ferie e TFR
- Gestione autonoma da parte di una sola persona HR
- Risposta immediata dai consulenti via chat
- Cedolini più chiari e comprensibili per i dipendenti
- Eliminazione di processi manuali soggetti a errori
- Supporto alla crescita senza aumento dei costi operativi
Giulia Mazza, Responsabile HR di Daze
