TeiaCare è una startup italiana fondata nel 2018 da Guido Magrin e Luca Iozzia con una missione chiara: portare l'intelligenza artificiale nel settore socio-sanitario per migliorare la qualità dell'assistenza nelle RSA. L'idea nasce da un'esperienza personale di Guido, il cui nonno aveva vissuto un percorso difficile in una residenza sanitaria assistenziale a Milano. Da quel momento la domanda è diventata una: come può la tecnologia fare la differenza nell'assistenza alle persone fragili?
Oggi TeiaCare è presente in oltre 200 strutture nel nord e centro-nord Italia con Ancelia, un sistema di monitoraggio basato su intelligenza artificiale che migliora la qualità di vita di decine di migliaia di persone, sia residenti nelle strutture sia operatori che se ne prendono cura. L'azienda conta circa 30 persone, tutte focalizzate sullo sviluppo tecnologico e sull'implementazione nelle strutture. Perché, come spiega Guido, "se sviluppi una bella tecnologia ma non la porti bene nelle mani delle persone, non serve a niente". Con piani di espansione all'estero e un nuovo round di finanziamento in fase di chiusura, TeiaCare si trova in una fase di crescita accelerata.
La gestione delle risorse umane in TeiaCare è sempre stata un ruolo diffuso all'interno dell'organizzazione. Ogni manager si occupa della componente relazionale e di crescita del proprio team, seguendo percorsi di sviluppo e formazione dei collaboratori.
Con la crescita dell'azienda, TeiaCare ha introdotto una figura senior full-time dedicata alle risorse umane, con un mandato che va oltre la semplice gestione amministrativa. "La componente amministrativa e burocratica l'abbiamo sempre gestita in qualche modo", racconta Guido, "ma quello che conta davvero è la parte di retention, crescita delle persone e formazione". L'arrivo di questa figura ha coinciso con la necessità di ripensare gli strumenti e i processi HR dell'azienda.
"Prima il modo era prendermi 20 o 30 cedolini, guardarmi l'uno alla volta e magari tirarmeli in una tabella, oppure chiederli al consulente del lavoro", racconta Guido, descrivendo la realtà operativa quotidiana prima dell'adozione di Jet HR.
La gestione HR di TeiaCare si era frammentata su più strumenti e processi disconnessi. Un applicativo per le note spese, un sistema separato per smart working, presenze in ufficio e trasferte, un consulente del lavoro da cambiare. Per un'azienda con dieci persone regolarmente in trasferta, il processo di approvazione e rendicontazione era disperso su più canali. L'invio dei cedolini avveniva in modo manuale: un unico PDF con 30 buste paga da spacchettare, inviare singolarmente e archiviare su un portale SharePoint interno. Un processo lungo e rischioso, perché bastava un errore per inviare il cedolino sbagliato alla persona sbagliata, con conseguenze serie in termini di trattamento dati personali.
A questo si aggiungeva la difficoltà di avere una visione chiara e immediata dei dati: ferie residue, monteferie, TFR accumulato. Per ottenere queste informazioni serviva consultare i cedolini uno a uno o affidarsi al consulente del lavoro. Anche i precedenti consulenti avevano mostrato limiti concreti, arrivando a perdere opportunità di sgravi e bonus per le assunzioni, con costi reali di migliaia di euro per l'azienda.
Le criticità principali includevano:
Il passaggio a Jet HR è avvenuto in modo quasi casuale. "Ho visto Jet HR tramite LinkedIn perché un nostro investitore era anche investitore in Jet HR", racconta Guido. "Mi sono detto: se il nostro investitore ha puntato anche su di loro, magari è un'iniziativa interessante". Il timing era perfetto: TeiaCare aveva appena introdotto inserendo la nuova figura HR e cercava strumenti per riorganizzare tutta l'area.
TeiaCare è stata tra i primissimi clienti di Jet HR, adottando la piattaforma a gennaio 2024. Nonostante il prodotto fosse ancora in fase iniziale, rispondeva a un'esigenza concreta: consolidare tutti i flussi HR in un unico punto e collegarli direttamente con il consulente del lavoro. "Era quello che ci serviva in quel momento", spiega Guido. "È collegata con il consulente del lavoro, ci semplifica il processo di rendicontazione e trasferimento dati. Ho detto: proviamolo".
La piattaforma ha permesso di centralizzare la gestione delle note spese, delle presenze, dello smart working, delle trasferte e del processo di approvazione in un unico sistema. La distribuzione automatica dei cedolini ha eliminato il rischio di errore nell'invio, mentre le dashboard integrate offrono accesso immediato a dati che prima richiedevano ore di lavoro manuale.
"Adesso probabilmente io ho i dati direttamente, senza doverli né chiedere al consulente del lavoro, né tirarli fuori dai cedolini, né altre cose creative", sintetizza Guido, descrivendo il cambiamento più tangibile. Con un click è possibile visualizzare ferie residue, TFR accumulato e avere una panoramica completa dell'organico, funzionalità che prima richiedevano il lavoro manuale su decine di cedolini o la richiesta esplicita al consulente.
L'automazione nella distribuzione dei cedolini ha eliminato il rischio di inviare la busta paga sbagliata alla persona sbagliata, un problema che prima costituiva una minaccia concreta in termini di trattamento dati. La centralizzazione su un'unica piattaforma ha anche generato un risparmio economico diretto: "Anziché pagare tre software esterni, pagando tutto centralizzato, tendenzialmente costa meno", osserva Guido.
Ma il beneficio più significativo riguarda il tempo liberato per le persone. "Il mio obiettivo non è che la figura HR si vada a occupare di amministrazione, il mio obiettivo è che si vada a occupare di persone", spiega Guido. "Se riesco a liberare tempo dalla parte amministrativa, la persona si trova già un sistema integrato che funziona. Avere tempo per le persone piuttosto che dedicare tempo all'amministrazione e alle complessità varie, ecco".
Guido ammette che quantificare il risparmio esatto è difficile, ma lo spiega con una prospettiva chiara: "La domanda per me è quasi più facile rispondere al contrario. Se oggi non avessi più questa piattaforma sarebbe una rottura, perché dovrei tornare a gestire flussi in maniera manuale. Vedrei il costo sicuramente se oggi smettessimo di utilizzarla". Per un'azienda che sviluppa intelligenza artificiale per ottimizzare i flussi nelle RSA, l'ottimizzazione dei propri flussi interni non è un lusso: è coerenza con la propria missione.
I reali vantaggi apportati da Jet HR sono stati:
Guido Magrin, CEO e Co-founder di TeiaCare
