FSB Group nasce a Milano nel 2012 come gruppo indipendente che coordina quattro agenzie verticali specializzate nel mondo della comunicazione. Dal marketing digitale alle campagne pubblicitarie, dalle produzioni agli eventi ed experience, il gruppo copre l'intero spettro delle attività comunicative attraverso le sue quattro unità operative.
Con circa 200 tra dipendenti e collaboratori, di cui 110-120 dipendenti diretti distribuiti sulle quattro agenzie, FSB Group rappresenta una realtà strutturata del panorama italiano della comunicazione. Ogni agenzia del gruppo mantiene la propria specializzazione verticale, garantendo expertise approfondita nel proprio settore di riferimento.
Giulia Gavazzi entra nel gruppo come Head of People & Culture a inizio 2024, con la responsabilità di gestire personale, selezione, formazione e percorsi di crescita per l'intera organizzazione. Dopo quasi un anno, il team HR si rafforza con l'inserimento di una People and Culture Generalist, creando un nucleo di due persone dedicate alla gestione delle risorse umane.
La gestione HR in FSB Group riflette la complessità di una struttura multi-agenzia. Giulia supervisiona l'intero processo, mentre la People and Culture Generalist si occupa operativamente della gestione contratti, ferie e dell'interazione quotidiana con i dipendenti.
Prima dell'arrivo di Giulia, il gruppo si affidava esclusivamente a uno studio paghe esterno che gestiva payroll, ferie, permessi e supportava nelle pratiche amministrative come contratti e comunicazioni obbligatorie. Il supporto era presente, ma mancava una vera piattaforma che centralizzasse e semplificasse i processi interni.
"Mancava un po' di centralizzazione del dato e di immediatezza", spiega Giulia descrivendo la situazione pre-Jet HR. La gestione di 110-120 dipendenti distribuiti su quattro agenzie diverse creava una frammentazione operativa che rendeva difficile avere una visione d'insieme.
La raccolta di ferie e assenze avveniva in modo diverso tra le varie agenzie, senza un formato uniforme. Non esistendo una piattaforma centralizzata, ogni processo richiedeva gestione manuale: dalla raccolta dati alla preparazione dei documenti, dall'aggiornamento delle informazioni al monitoraggio delle scadenze contrattuali.
Questa frammentazione portava a diverse criticità operative:
L'adozione di Jet HR avviene dopo l'ingresso di Giulia nel 2024, quando diventa chiara la necessità di portare la gestione HR a un livello superiore. La scelta ricade su Jet HR per caratteristiche specifiche che rispondono perfettamente alle esigenze del gruppo.
"La scelta di Jet rispetto ad altre piattaforme è un po' la sua dimensione, il suo nascere proprio per aziende come la nostra", racconta Giulia. "Molto user friendly, molto di facile gestione sia per noi HR che per il dipendente. Lì abbiamo visto veramente una grande differenza anche rispetto ad altre soluzioni."
L'implementazione porta in piattaforma tutti i dati: contratti, anagrafica dipendenti, documenti di payroll, tutto centralizzato in un unico ambiente. Tra le funzionalità che il team HR utilizza quotidianamente, la simulazione di assunzione si rivela particolarmente strategica, permettendo di visualizzare immediatamente tutti i costi e diverse soluzioni contrattuali.
La reportistica su ferie, permessi e accumuli facilita la pianificazione, mentre lo scadenziario automatico elimina il rischio di perdere passaggi critici nella gestione contrattuale. "Non dobbiamo più gestirlo manualmente, quindi ricordarci di aggiornare un file, ma è tutto già in piattaforma", sottolinea Giulia.
L'adozione di Jet HR trasforma concretamente i processi HR del gruppo. Il beneficio più immediato e quantificabile riguarda la chiusura mensile del payroll.
"Almeno una mezza giornata di raccolta manuale di ferie, input, modifiche, integrazioni la risparmiamo sempre", quantifica Giulia. "Mensilmente sicuramente una buona mezza giornata di lavoro manuale la risparmiamo."
Ma il valore va oltre il puro risparmio di tempo. Lo scadenziario ha permesso di strutturare un processo nuovo tra team People and Culture e manager: "Ogni volta che abbiamo scadenze di contratti, andiamo a mettere reminder ai manager. Grazie a quello abbiamo impostato un processo che ci permette di arrivare sempre per tempo con feedback e action plan."
La pianificazione è diventata data-driven. L'anno scorso, grazie allo scarico completo di permessi e alla loro valorizzazione economica, il team HR ha potuto impostare azioni strutturate partendo da dati concreti, qualcosa che prima non era possibile fare con la stessa precisione.
La visibilità immediata su scadenze e situazioni contrattuali elimina il lavoro di indagine quotidiano: non serve più recuperare contratti o andare a cercare informazioni passate, tutto è accessibile in pochi click. "C'è sicuramente un risparmio da quel punto di vista", conferma Giulia.
Il team HR riconosce il valore di una piattaforma in continua evoluzione: "Da quando l'abbiamo adottata ho visto già molti cambiamenti, integrazioni, supporto anche in piattaforma con documenti che vanno a spiegare alcune specifiche."
I benefici reali apportati da Jet HR sono stati:
Giulia Gavazzi, Head of People & Culture di FSB Group
