Tantissime informazioni è come se non le avessimo mai viste o non ne avessimo mai avuto il controllo
L’azienda
Unaforesta è un'agenzia di comunicazione specializzata nei settori fashion e sport, con sedi a Verona e Milano. L'azienda si distingue per la sua struttura ibrida che combina servizi di consulenza tradizionale con media di proprietà verticali, creando un ecosistema integrato per i propri clienti.
La società è guidata da quattro soci, conta sette dipendenti diretti e si avvale di almeno una decina di freelance a contratto fisso, oltre a un network più ampio di collaboratori esterni che costituisce il cuore operativo del team.
Le risorse umane
Niccolò Vallenari, uno dei soci, supervisiona sia la parte amministrativa - delegata operativamente a una persona dedicata - sia la gestione dei team leader dei diversi gruppi di lavoro. Questo approccio garantisce un controllo strategico mantenendo l'efficienza operativa necessaria in un'agenzia dinamica.
Il problema
Processi analogici in un mondo digitale: quando l'eccellenza creativa si scontra con la burocrazia
"È possibile che nel 2024 dobbiamo fare questi passaggi?" si chiedeva Niccolò di fronte ai limiti della gestione HR tradizionale. "L'idea di scambiarsi dei file Excel via mail secondo me è proprio una frizione eccessiva."
La gestione tradizionale creava inefficienze significative in ogni fase del ciclo HR. Le nuove assunzioni richiedevano continui scambi di email per ogni simulazione contrattuale: modificare una tipologia di contratto, aumentare il netto o fare simulazioni per una proposta a un nuovo candidato comportava lunghe catene di comunicazione con il consulente del lavoro.
La raccolta di ferie e permessi avveniva attraverso Google Sheet condivisi che venivano poi scaricati e inviati via email. L'accesso alle informazioni strategiche - come il monte ore ferie, il TFR aziendale o i costi del personale - richiedeva sempre un passaggio dal consulente esterno, rallentando i processi decisionali.
"Trovo anacronistico dover mandare una mail al consulente per sapere quanto TFR abbiamo in azienda, perché magari stavo facendo il budget per l'anno successivo," spiega Niccolò.
Le criticità principali erano:
- Simulazioni contrattuali lente e macchinose
- Gestione analogica di ferie e permessi
- Mancanza di accesso diretto alle informazioni HR strategiche
- Processi incompatibili con l'agilità richiesta dal business
La soluzione
Una piattaforma digitale per processi HR all'altezza dell'innovazione aziendale
Unaforesta ha scelto Jet HR per allineare la gestione del personale agli standard di digitalizzazione che caratterizzano il resto delle loro attività. “Jet HR ha reso possibile tutta una serie di funzionalità che una persona si aspetta di trovarle ormai in una piattaforma” spiega Niccolò.
La funzionalità più apprezzata è risultata il configuratore per le nuove assunzioni, che permette di fare simulazioni contrattuali in tempo reale senza dover coinvolgere il consulente per ogni modifica. "La parte di configuratore sulle nuove assunzioni è la più grande differenza che ho trovato," conferma Niccolò.
Parallelamente, il sistema di approvazione automatica per ferie e note spese ha trasformato completamente il workflow quotidiano: "Il dipendente fa una richiesta, mi arriva, lo approvo e automaticamente tutto passa in busta paga."
I risultati
L'implementazione di Jet HR ha trasformato Unaforesta da un'azienda che subiva le limitazioni dei processi HR tradizionali a una realtà che può accedere istantaneamente a tutte le informazioni necessarie per decisioni strategiche rapide.
"Il vantaggio più grande che ho riscontrato è stato avere accesso ad una mole informazioni aggiuntive estremamente utili” sottolinea Niccolò. "Tantissime informazioni è come se non le avessimo mai viste o non ne avessimo mai avuto il controllo."
L'esempio più significativo riguarda la gestione delle ferie: "Noi abbiamo la fortuna di avere ragazzi che sono appassionati di quello che fanno, non vanno mai in ferie. Ed è la tipica cosa di cui ti accorgi a fine anno. Oggi invece è un parametro che ho sotto controllo, a cui ho la possibilità di accedere in 3 clic."
Tale controllo proattivo permette ora di programmare le ferie e garantire il benessere del team, trasformando una gestione reattiva in una strategia preventiva. La piattaforma è anche molto funzionale per chi, come Niccolò, si occupa di budgeting: "Reperire velocemente le informazioni. Sai il costo orario, il costo della persona, il costo lordo, il netto, tutte quelle variabili di cui hai bisogno in quel momento."
La piattaforma ha anche abilitato nuovi processi che prima non erano gestiti: "La gestione delle note spese noi prima non le facevamo. Oggi, essendo cresciuta la struttura, ne abbiamo la necessità e lo possiamo fare direttamente con Jet HR. Immagino che sarebbe stato un bagno di sangue gestirle in un modo tradizionale."
Per Unaforesta, Jet HR rappresenta l'evoluzione naturale verso una gestione HR completamente digitalizzata, dove l'accesso immediato alle informazioni strategiche supporta la rapidità decisionale che caratterizza il settore della comunicazione.
I vantaggi reali apportati da Jet HR sono stati:
- Accesso immediato a informazioni HR strategiche
- Simulazioni contrattuali in tempo reale
- Automazione completa del processo ferie e note spese
- Controllo proattivo del monte ore ferie
- Eliminazione degli scambi email per operazioni HR routine
- Abilitazione di nuovi processi
Niccolò Vallenari, Co-Founder di Unaforesta
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