La gestione che avevamo prima non ci stava dietro con le richieste, i tempi di risposta erano troppo lunghi
L’azienda
Golee è una startup italiana che sta rivoluzionando il modo in cui le società e associazioni sportive gestiscono le loro operazioni quotidiane. Nata poco prima del Covid, l'azienda ha sviluppato una piattaforma gestionale completa che permette a società di calcio, basket, pallavolo e sport meno diffusi come palla tamburello, frisbee e kayak di centralizzare tutte le loro attività in un unico luogo.
La piattaforma Golee gestisce l'archivio delle anagrafiche degli atleti, il coordinamento di eventi sportivi, allenamenti, partite e tornei, il monitoraggio del cash flow e la gestione finanziaria, oltre alla comunicazione verso la parte istituzionale e la community di atleti, famiglie e tifosi. Prima di Golee, le società sportive erano costrette a destreggiarsi tra WhatsApp, fogli Excel e pezzi di carta per gestire le loro operazioni.
Dopo il rallentamento dovuto alla pandemia, che ha bloccato le attività sportive, Golee ha registrato una crescita significativa negli ultimi tre anni. Oggi l'azienda collabora con oltre 10.000 società sportive in tutta Italia e conta un team di 25 persone distribuite nei reparti commerciali, customer care, marketing, sales, sviluppo prodotto e amministrazione finanziaria.
Le risorse umane
Golee ha adottato un modello organizzativo non gerarchico che riflette la filosofia della startup. L'azienda non ha un team HR dedicato: la responsabilità di fare colloqui e selezionare nuovi membri spetta direttamente ai singoli team. Quando serve un nuovo sales o uno sviluppatore, è il team stesso che conduce i colloqui, sceglie i candidati, li inserisce nel gruppo e monitora il loro on-boarding e la loro evoluzione.
A livello burocratico, Luca Romeo, Financial manager insieme a un socio, si occupa di gestire tutta la parte amministrativa legata alle assunzioni. Con una squadra di 1-2 persone, Golee ha sempre gestito in autonomia le questioni HR, supportata dai consulenti del lavoro tradizionali.
Il problema
Quando la crescita rapida incontra processi lenti
"La gestione che avevamo precedentemente non era performante e non ci stava dietro con le richieste che facevamo", racconta Luca. Con l'accelerazione della crescita, il sistema tradizionale basato sul consulente del lavoro ha iniziato a mostrare limiti evidenti. Il classico modello del commercialista che offre anche consulenza del lavoro funzionava bene quando l'azienda era piccola, ma non riusciva a sostenere i ritmi di una startup in espansione.
I problemi erano già evidenti quando Golee aveva tra 4 e 6 dipendenti, ma sono diventati critici con la crescita. Il consulente del lavoro, pur stimato per la sua competenza, aveva molti clienti e di conseguenza i tempi di risposta erano lunghi. Quando Golee faceva una richiesta, doveva aspettare giorni per avere un riscontro, e questa lentezza si ripercuoteva direttamente sull'operatività dell'azienda.
Un altro aspetto critico era la mancanza di visibilità sui costi effettivi. "Non riuscivo a capire bene il costo effettivo del nuovo assunto e del tipo di contratto che veniva fatto", spiega Tommaso. Per fare una simulazione di contratto, bisognava fornire tutti i dettagli al consulente e aspettare un giorno per la risposta. Se serviva modificare la RAL da 35k a 37k, ripartiva un altro giro di email e altri due giorni di attesa.
Le criticità principali erano:
- Tempi di risposta troppo lunghi rispetto alle esigenze di una startup in crescita
- Impossibilità di fare simulazioni immediate di contratti e costi
- Mancanza di dinamicità nelle consulenze specifiche
- Difficoltà nel monitorare in modo dettagliato i costi del personale
- Gestione frammentata della documentazione e delle anagrafiche
La soluzione
Una piattaforma digitale che riflette i valori della startup
Quando Tommaso ha visto le pubblicità online di Jet HR che dicevano "non si capisce mai quanto costa il CCNL", ha subito riconosciuto il problema. La decisione di provare Jet HR non è stata immediata: uno dei co-founder era più convinto, mentre Luca era inizialmente restio perché voleva mantenere tutto sotto controllo e preferiva una gestione unificata tra contabilità e consulenza del lavoro.
"Mi sono fatto convincere e ho detto va bene proviamolo e vediamo come va", racconta Luca. La svolta è arrivata quando ha compreso che Jet HR poteva automatizzare e digitalizzare processi ordinari, che rappresentano la maggior parte delle esigenze di un'azienda in crescita. In più, per una startup che sviluppa software per automatizzare e semplificare la vita delle società sportive, usare una piattaforma digitale per la gestione HR era coerente con i propri valori.
Le funzionalità che Golee ha adottato più rapidamente sono state quelle legate alle assunzioni: il calcolo immediato del costo di assunzione, la gestione delle lettere di assunzione, la richiesta di documenti direttamente ai dipendenti e la gestione delle firme digitali. "Quando facciamo i budget, per vedere se rientriamo o no, con il simulatore ci viene facile", spiega Luca.
Un episodio particolarmente significativo è avvenuto un venerdì alle 17:00. Golee stava facendo un colloquio con una candidata e si è reso conto che, per rientrare nei tempi di preavviso più favorevoli, serviva che lei desse le dimissioni entro il giorno stesso. "Abbiamo creato il contratto al volo, lei l'ha firmato e poi siamo andati a prendere delle birre insieme", racconta Luca con soddisfazione.
Golee ha anche attivato la funzionalità della sicurezza sul lavoro, che era un'area in cui l'azienda era carente. Grazie a Jet HR, tutti i dipendenti hanno potuto completare i videocorsi obbligatori rapidamente. L'azienda ha inoltre configurato il bonifico automatico tramite flusso bancario, anche se non l'ha ancora utilizzato, riconoscendone il potenziale per automatizzare ulteriormente i pagamenti dei cedolini.
I risultati
L'impatto di Jet HR sulla capacità operativa di Golee è stato immediato e misurabile. Nel 2024, l'azienda ha raddoppiato il numero di dipendenti, passando da 12 a 25-26 persone in soli 4-5 mesi. "Con il supporto di Jet HR ci abbiamo messo niente", sottolinea Luca.
Durante questo periodo di crescita intensiva, Golee ha gestito una varietà di contratti diversi: stage curriculari ed extra-curriculari, contratti a tempo determinato e indeterminato, prestazioni casuali e apprendistati. La piattaforma ha permesso di processare tutte queste attivazioni in tempi molto ristretti, dimostrando il suo valore soprattutto nelle dinamiche di onboarding rapido.
"A sentimento, senza aver veramente monitorato il tempo speso, ti direi che è meno della metà rispetto a prima", stima Luca quando gli viene chiesto di quantificare il risparmio di tempo. Ma oltre alla velocità, c'è un altro beneficio importante: la possibilità di lavorare in asincrono. "Se prima dovevi stare in call con il consulente del lavoro tutto il tempo, oggi hai la chat. Gli mandi la richiesta e se non ti hanno risposto li riscrivi. È una gestione più semplificata", spiega.
Dal punto di vista economico, Golee spende meno di quanto spendeva prima, pur avendo un livello di servizio superiore. Il sistema ha portato anche maggiore ordine nella gestione documentale: "Per rendicontazione e per semplicità di archivio, avere tutto in un unico luogo dove poter andare a prendere le anagrafiche è un bel risparmio di tempo", conclude Luca.
Un aspetto che Golee apprezza particolarmente è che Jet HR è una piattaforma in continua evoluzione. "Ti rendi conto che hanno una roadmap di rilasci che viene dal feedback delle società come la nostra e ti tengono informato su quando faranno i rilasci. Questa cosa ti dà l'idea di stare lavorando su qualcosa in continua evoluzione", commenta Luca.
L'esperienza positiva ha portato Golee a diventare un ambassador informale di Jet HR. Lavorando in un co-working, Tommaso si è trovato più volte a mostrare la piattaforma ad altri imprenditori, spiegando passo passo come Jet HR potesse semplificare loro la vita. La sua risposta a chi è scettico sul cambiamento è chiara: "Se non siamo noi in primis, che siamo una startup, a provare un servizio innovativo e digitale e fare in modo che questa sia la nostra normalità, chi lo fa? Non possiamo vedere qual è la normalità di prima e abituarci a quella. Dobbiamo trovare una nuova normalità con nuovi strumenti."
I vantaggi reali apportati da Jet HR:
- Raddoppio del team da 12 a 25 persone in 4-5 mesi
- Riduzione del tempo dedicato alla gestione HR di oltre il 50%
- Simulazioni contrattuali immediate per supportare le decisioni di budget
- Gestione di molteplici tipologie contrattuali (stage, determinato, indeterminato, prestazioni casuali, apprendistati)
- Onboarding rapido anche in situazioni urgenti (contratti firmati in poche ore)
- Riduzione dei costi rispetto al consulente del lavoro tradizionale
- Centralizzazione documentale e semplificazione dell'archivio
- Supporto immediato via chat per lavorare in asincrono
- Implementazione veloce della formazione sulla sicurezza per tutti i dipendenti
Tommaso Guerra, CEO & Founder di Golee
