"La chiusura del mese è molto più efficiente: prima ci volevano circa due giornate, ora riusciamo a gestire tutto in 2-3 ore"
L’azienda
Kampaay nasce nel 2019 dall'idea di quattro ingegneri con una visione molto chiara: ridefinire il modo in cui gli eventi aziendali vengono pianificati ed eseguiti. Con sede in Italia e Svezia, l'azienda ha sviluppato una piattaforma innovativa che insieme a un team di Event Expert che fanno la differenza, consente di progettare e gestire ogni tipo di evento, dall'aperitivo di team alla convention internazionale, trasformando la complessità in semplicità.
Descritta da Forbes come una delle più promettenti società europee di EventTech, Kampaay è oggi un'azienda in rapida crescita sostenuta da investitori di alto livello, con un organico di 45-50 persone tra dipendenti e collaboratori.
L'azienda ha recentemente ottenuto la certificazione di Benefit Corporation, confermando il proprio impegno verso la sostenibilità e l'impatto sociale positivo.
Le risorse umane
Data la crescita dell’organico, Kampaay ha avuto bisogno di dare maggiore struttura all’area People che, dal 2023, è stata strutturata sotto la guida di Giulia Scagliola, Head of People and Culture, e che da allora si occupa di tutti gli aspetti people a 360°: dal payroll all’engagement.
Il problema
Un sistema ibrido inefficiente che rallentava la crescita
"Il problema era che usando un tool tedesco, questo non riusciva a rispondere ai need della contrattualistica italiana, comportando a livello gestione payroll un lavoro più elevato"
Kampaay gestiva le risorse umane attraverso un sistema ibrido che combinava uno studio di consulenza del lavoro per l'elaborazione dei cedolini e un tool di origine tedesca per la gestione interna dei dipendenti. Questa soluzione si era rivelata sempre più inadeguata con la crescita del team.
Il tool tedesco non riusciva a gestire le specificità della contrattualistica italiana. Le ore di ROL non venivano trasferite correttamente dalla piattaforma, l’esportazione dei report non rispettava le regole impostate e la gestione delle ex festività generava continue complicazioni. Inoltre, i rimborsi spese dovevano essere gestiti tramite un tool separato dal reparto Finance, frammentando ulteriormente i processi.
Le criticità principali includevano:
- Tool non allineato alla normativa italiana
- Perdita di informazioni nel passaggio dati tra sistemi
- Gestione frammentata su multiple piattaforme
- Chiusura del cedolino che richiedeva fino a 2 giornate complete
- Lavoro manuale elevato per raccogliere e verificare i dati ogni mese
La soluzione
Una piattaforma integrata con supporto consulenziale specializzato
Dopo un processo di valutazione approfondito, nel corso del 2025 Kampaay ha deciso di adottare Jet HR per centralizzare e digitalizzare completamente la gestione del personale. La decisione non è stata immediata: la perdita del supporto consulenziale diretto era infatti un timore notevole agli occhi del Team People Kampaay.
"Il nostro timore era principalmente legato al fatto che, non avendo un background payroll puro, avere un consulente del lavoro sempre disponibile telefonicamente rappresentava una certezza per la gestione di casistiche urgenti", spiega Giulia.
Jet HR ha risposto a queste preoccupazioni offrendo non solo una piattaforma tecnologica avanzata, ma anche l'accesso a consulenti del lavoro specializzati. Luigi, il consulente assegnato a Kampaay, si è dimostrato estremamente competente, fornendo il supporto necessario per gestire anche le situazioni più complesse.
La piattaforma è stata implementata per rispondere alle esigenze specifiche di un’azienda in crescita: dashboard quotidiana per avere il polso della situazione, integrazione degli eventi nel calendario, gestione automatizzata della documentazione contrattuale e moduli specializzati come quello per la sicurezza sul lavoro.
I risultati
L'adozione di Jet HR ha sviluppato notevolmente l'efficienza operativa del team HR.
"La chiusura del mese è molto più efficiente", conferma Giulia. "Prima ci volevano circa due giornate tra raccolta dati e verifiche, ora riusciamo a gestire tutto in 2-3 ore."
I dipendenti hanno acquisito maggiore autonomia nella gestione delle proprie informazioni, utilizzando la piattaforma per consultare cedolini, gestire presenze e accedere alla modulistica necessaria.
Un aspetto particolarmente apprezzato è la possibilità per gli ex-dipendenti di continuare ad accedere alla piattaforma con la propria mail personale per scaricare la documentazione necessaria.
"Avere uno strumento che mi permette di avere tutto a portata di mano quotidianamente, con la possibilità di fare report senza dover chiedere a nessuno, è davvero molto utile", riflette Giulia. "Continuiamo a scoprire nuove possibilità della piattaforma e sapere che il prodotto è in continua evoluzione ci dà fiducia per il futuro."
I vantaggi reali sono stati:
- Riduzione dell'80% dei tempi di chiusura mensile
- Dashboard quotidiana con visibilità completa sui dati HR
- Autonomia dei dipendenti nella gestione delle informazioni
- Documentazione contrattuale completamente automatizzata
- Integrazione eventi e calendario per gestione presenze
Giulia Scagliola, Head of People and Culture di Kampaay
