Ho valutato diverse soluzioni payroll, ma Jet HR era nettamente superiore.
L’azienda
Oliver James è la divisione italiana del gruppo internazionale di headhunting, specializzato in ricerca e selezione per grandi aziende a livello globale. La società italiana è stata avviata nel 2014 da Pietro Novelli, che oggi ricopre il ruolo di Country Manager.
La struttura italiana comprende due anime complementari: una società che si occupa di consulenza e ricerca di profili specialistici in ambito finance, tech e digital, e un'altra dedicata alla consulenza IT attraverso il coinvolgimento di figure freelancer.
Le risorse umane
La gestione delle risorse umane in Oliver James segue il tipico modello dei gruppi internazionali, in cui i servizi amministrativi sono centralizzati presso la società nel Regno Unito attraverso un modello di servizi condivisi. Infatti, la società inglese eroga servizi aziendali di supporto per finanza, elaborazione buste paga, questioni legali, gestione risorse umane e marketing a tutte le filiali del gruppo nel mondo.
Pietro Novelli, in qualità di Country Manager, si trovava a dover fare da ponte tra le esigenze specifiche del mercato italiano e le procedure standardizzate del gruppo, coordinandosi con il team britannico per garantire la compliance locale.
Il problema
Complessità burocratica locale sconosciuta al gruppo internazionale
"Ho sperimentato sulla mia pelle da country manager la sfida e la complessità di avere gruppi internazionali che provano ad affrontare la burocrazia spesso proibitiva del mercato italiano," racconta Pietro.
Il sistema esistente era un intricato insieme di soluzioni che non comunicavano tra di loro. La piattaforma di gestione HR del gruppo non era integrata con il software di elaborazione delle buste paga. In più, in Italia l’elaborazione dei cedolini veniva di fatto gestita da un partner locale, che usava a sua volta un software diverso. Tutto ciò creava una catena di passaggi manuali tra sistemi diversi che non si parlavano.
Tutto questo creava una serie di problemi ricorrenti:
- Necessità di ricalibrazione manuale annuale delle ore di permesso per ogni dipendente
- Tempi significativi per trasferire manualmente i dati tra sistemi diversi
- Difficoltà nella gestione di specifiche italiane, come il TFR per fondi pensionistici
- Contratti di assunzione creati su template che non rispettavano le sfumature linguistiche italiane
- Di conseguenza, errori amministrativi che hanno causato la fuoriuscita di risorse
La soluzione
Una piattaforma pensata per la burocrazia italiana e integrata con l’elaborazione delle buste paga
Dopo diverse discussioni interne, la società italiana di Oliver James ha deciso di adottare Jet HR come soluzione integrata HR e di elaborazione buste paga.
"Siamo riusciti a creare una soluzione locale con Jet HR che fornisce a livello qualitativo un risultato nettamente migliore," spiega Pietro. La scelta è ricaduta su Jet HR dopo un'analisi di mercato strutturata che ha evidenziato la superiorità digitale del prodotto e la sua user experience curata.
La piattaforma è stata implementata per gestire tutti i processi HR localmente, dalla gestione presenze, alla contrattualistica, fino alla elaborazione paghe. L'integrazione nativa tra gestionale presenze e buste paga ha eliminato i passaggi manuali che causavano errori e ritardi.
I risultati
"Il passaggio a Jet HR è stato un punto di svolta per noi nella gestione di questi flussi di lavoro che sono gestiti ormai direttamente localmente e tutti automatizzati,” conferma Pietro.
Il processo di registrazione di ferie e permessi, che prima richiedeva 2-3 giornate di lavoro, ad oggi non esiste più. La reportistica sui costi del lavoro e sulle ferie non utilizzate fornisce ora "una fotografia costante e precisa di quello che è il principale costo" di Oliver James.
Anche il gruppo inglese ha apprezzato in modo significativo la soluzione, nonostante la filosofia storica di utilizzare soluzioni standard globali per garantire reportistica uniforme.
La piattaforma è stata particolarmente apprezzata per diverse ragioni:
- Eliminazione dei processi manuali di gestione presenze
- Reportistica costante e precisa sui costi del lavoro
- Integrazione nativa tra presenze gestionali e buste paga
- Supporto istantaneo tramite chat
- Riduzione degli errori amministrativi
"Ho valutato diverse soluzioni payroll, ma Jet HR era nettamente superiore: più digitale, con un prodotto molto più sviluppato e una user experience curata. Non c'era alcun dubbio sulla validità dello strumento,” conclude Pietro.
Pietro Novelli, Country Manager di Oliver James Italia
