Abbiamo ridotto i tempi del ciclo paghe, ora impieghiamo 2 giorni invece di 10.
L’azienda
Da artigiani a PMI quotata
Bellini Nautica, è una delle eccellenze della nautica Made in Italy. L'azienda è conosciuta a livello mondiale per il restauro di barche d'epoca Riva e la personalizzazione e la produzione di yacht di lusso a marchio Bellini.
Fondata negli anni '60 sulle rive del Lago d'Iseo, l’azienda ha attraversato una profonda trasformazione nell’ultimo decennio orientata all’innovazione, sotto la guida di Battista Bellini, CEO di terza generazione, quotandosi su Euronext Growth Milan nel 2022.
Il gruppo comprende oggi diverse realtà complementari in quattro sedi diverse: Bellini Classic, specializzata nel restauro; Bellini Yacht, che produce yacht di lusso; Italian Dealer, per la vendita di imbarcazioni nuove e usate; e Bellini Servizi, che offre servizi di manutenzione e refitting.
La galassia Bellini comprende anche Mònade, software house di cui Battista Bellini è co-fondatore.
Le risorse umane
La gestione delle risorse umane nel gruppo Bellini è una funzione condivisa. Anna Venieri è la responsabile amministrativa del gruppo, che tra le altre cose si occupa di contratti, cedolini, formazione e assistenza ai dipendenti durante tutto il loro percorso in azienda. Anna affianca il CEO Battista Bellini, il direttore operativo Andrea Olivari e il responsabile commerciale Alberto Vizianello, assicurando un approccio orizzontale in cui chi lavora direttamente con i dipendenti partecipa attivamente a selezione e gestione del personale.
Il problema
Tempi di risposta lenti, documenti smarriti e un sistema poco scalabile
Con il consulente tradizionale, i tempi di risposta erano troppo lunghi", racconta Anna. "Una richiesta richiedeva minimo un giorno, un giorno e mezzo per avere una risposta, anche per questioni urgenti."
La gestione documentale era inefficiente e soggetta a errori: documenti smarriti, dalla modulistica per le detrazioni ai TFR destinati ai fondi pensione, creavano continui scambi di email e correzioni. Il solo processo di preparazione dei cedolini per le cinque società del gruppo richiedeva fino a dieci giorni.
Le criticità principali includevano:
- Tempi di risposta di 1-2 giorni anche per richieste urgenti
- Perdita frequente di documenti importanti come detrazioni e TFR
- Processo cedolini che richiedeva fino a 10 giorni per tutte le società
- Difficoltà nel gestire le specificità di ogni società del gruppo
- Mancanza di autonomia dei dipendenti nella gestione delle proprie informazioni
- Assenza di reportistica immediata per il management
Con la quotazione in borsa e la crescita dell'ecosistema aziendale, questi limiti sono diventati insostenibili in un contesto dove le esigenze cambiano rapidamente e i dati devono essere sempre aggiornati e accessibili.
La soluzione
Una piattaforma digitale integrata per automatizzare e centralizzare i processi HR
Nel gennaio 2023, il gruppo ha adottato Jet HR per centralizzare e digitalizzare la gestione del personale. La transizione è stata guidata dall'esigenza di avere uno strumento più efficiente e reattivo, in grado di supportare la crescita e le esigenze di una PMI quotata.
"Jet HR ci ha permesso di uniformare e semplificare i processi HR in tutte le aziende del gruppo, garantendo velocità e precisione," spiega Anna.
La soluzione ha portato diversi miglioramenti immediati:
- Digitalizzazione completa dei processi HR, eliminando la gestione cartacea
- App mobile per dipendenti per gestione autonoma di presenze e documenti
- Sistema centralizzato per tutte le società del gruppo
- Gestione flessibile dei turni su 7 giorni per il periodo estivo
- Supporto per diversi CCNL (commercio e metalmeccanico)
- Reportistica istantanea per management e revisori
- Simulatore di costo per nuove assunzioni
La piattaforma è stata implementata in tutte le società del gruppo, adattandosi alle esigenze specifiche di ciascuna, dalla gestione dei turni stagionali alla varietà di CCNL.
I risultati
L'adozione di Jet HR ha trasformato radicalmente la gestione HR del gruppo. La piattaforma si è dimostrata particolarmente efficace nella gestione di situazioni complesse, come i turni su sette giorni nel periodo estivo e la gestione di CCNL diversi tra le varie società del gruppo. La reportistica istantanea ha migliorato significativamente il supporto alle decisioni strategiche: "Quando il management chiede informazioni dettagliate sui costi del personale, ora possiamo fornirle in pochi minuti, senza margine di errore," sottolinea Anna.
"Avere uno strumento che mi permetta di fare dei report senza dover chiedere a nessuno è comodissimo," aggiunge Anna. "Abbiamo anche i revisori che ci chiedono dei conteggi particolari: vado nel report, seleziono quello che mi serve e nel giro di due minuti ho tutto quello che mi serve."
I risultati principali includono:
- Riduzione dell'80% dei tempi di elaborazione paghe (da 10 a 2 giorni)
- Eliminazione totale della documentazione cartacea per tutte le procedure HR
- Gestione autonoma da parte dei dipendenti di presenze, ferie e consultazione cedolini via app
- Risposta immediata alle richieste del management sui costi del personale
- Gestione efficiente dei turni su 7 giorni nel periodo estivo
- Amministrazione semplificata di CCNL diversi tra le varie società
- Riduzione degli errori nella gestione di TFR e fondi pensione
- Generazione automatica di report per revisori e management in pochi minuti
L'esperienza di Bellini Group con Jet HR racconta una storia di trasformazione concreta, dove la tecnologia ha semplificato realmente il lavoro quotidiano, permettendo alla funzione amministrativa di dedicare più tempo ad attività strategiche e meno a lavoro di compilazione dati.
Anna Venieri , Responsabile Amministrazione, Bellini Group
