Assumo una persona in 60 secondi e posso spendere il mio tempo in modo migliore
L’azienda
Welcome è un’agenzia di comunicazione fondata nel 2011 a Bergamo. Fortemente orientata a un approccio strategico, si occupa di advertising, comunicazione integrata, relazioni pubbliche, media relation, web communication, social media management e ha una consolidata esperienza sia nel B2B (società) che nel B2C (consumatori finali). Il suo payoff "Proudly Outsider" fa sintesi di un pensiero laterale e di una creatività out of the box. Negli anni Welcome ha attraversato una grande trasformazione, passando da una decina di dipendenti iniziali a una realtà strutturata che conta oggi circa 50 persone tra dipendenti e collaboratori.
Le risorse umane
La gestione delle risorse umane è affidata a Eleonora La Porta, HR Manager. In azienda dal 2023, si occupa di tutti gli aspetti relativi alla gestione del personale, dalla ricerca e selezione al supporto ai dipendenti durante tutto il loro percorso aziendale.
Il problema
Un collo di bottiglia nell'amministrazione del personale
"Occupavo veramente tantissimo tempo a fare dei banalissimi copia incolla di dati," racconta Eleonora. "C'era sempre un collo di bottiglia quando si arrivava all'amministrazione, perché, anche se c'erano degli strumenti avanzati, questi non comunicavano minimamente con il sistema del nostro consulente del lavoro.”
Ogni ciclo paghe richiedeva quasi una settimana di lavoro intensivo fatto di copia e incolla di dati, recupero di informazioni mancanti e continui controlli incrociati. La gestione dei buoni pasto era assolutamente inefficiente: "Ci mettevo tre giorni a contare, ricontare e poi ricontrollare se avevo contato bene il numero di buoni pasto," spiega Eleonora.
Infine, il processo di assunzione era completamente analogico: venti fogli da stampare, far firmare, scansionare e reinviare al consulente per ogni nuovo dipendente. Ogni modifica contrattuale, dai cambi di orario agli accordi di smart working, seguiva lo stesso processo macchinoso.
La soluzione
Automatizzare i processi e ricevere risposte rapide
Nel gennaio 2024 Welcome ha deciso di adottare Jet HR: "Nella presentazione del prodotto ho visto tutti quei punti che avevo sempre odiato: l'incredibile perdita di tempo e energia per fare banalissimi copia e incolla di dati," racconta Eleonora.
La piattaforma ha digitalizzato completamente il processo di assunzione e automatizzato la gestione dei buoni pasto. La reportistica integrata poi ha permesso di rispondere in tempo reale alle richieste del CFO entrato in azienda ad aprile 2024.
L'assistenza tramite chat si è rivelata più efficace del rapporto telefonico tradizionale, garantendo risposte in massimo 3 ore e una comunicazione chiara e comprensibile.
I risultati
L'ottimizzazione dei processi ha liberato tempo utile per attività a maggior valore aggiunto: “Jet HR ha fatto sì che io possa spendere il mio tempo nel modo migliore per far funzionare bene le cose per i dipendenti all'interno di Welcome,” dice Eleonora.
"Fa la stessa cosa dell'intelligenza artificiale: mi aiuta a togliermi l'operatività più spicciola, ma non si sostituisce a me come professionista HR. Nella mia cassetta degli attrezzi ci deve essere Jet HR,” racconta Eleonora.
Tra i benefici portati da Jet HR:
- Processo di assunzione digitalizzato che si completa in 60 secondi
- Riduzione dei tempi del ciclo paghe da una settimana a tempi record
- Reportistica HR immediata e in grado di rispondere alle richieste precise del Finance
- Automazione della gestione buoni pasto che prima richiedeva 3 giorni
- Assistenza via chat con risposte in 3 ore massimo
- Autonomia dei dipendenti nella gestione delle proprie informazioni
Eleonora La Porta, People Manager di Welcome
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