“Flessibile e ordinato: Jet HR ha digitalizzato i nostri processi e ridotto tempi e costi”

Dimensioni

11-50

Settore

Servizi

L’azienda

Wallife nasce nel 2021 ed entra operativamente sul mercato nel 2022, anno in cui la startup riceve i primi investimenti che le permettono di accelerare lo sviluppo del proprio prodotto. L’azienda opera nel settore InsurTech con una missione precisa: assicurare le persone dai rischi che emergono dalle nuove tecnologie e dal progresso scientifico.

Con sede a Roma e un team di 25 persone, Wallife rappresenta un esempio di startup italiana che combina innovazione tecnologica e tutela del cliente in un settore storicamente conservatore come quello assicurativo.

Le risorse umane

A partire dal 2024 Wallife ha riorganizzato la propria funzione HR affidandosi a una consulente esterna che ha ridisegnato l’intera struttura, supportata internamente da due colleghi che presidiano le attività operative e di gestione del personale.

Prima di questo riassetto la gestione HR era distribuita tra diversi team leader e referenti dell’amministrazione interna, che si occupavano di ferie, note spese, permessi e di tutte le attività quotidiane legate al personale. Il payroll, invece, era affidato a una società esterna in outsourcing.

Il problema

Una gestione frammentata tra interno ed esterno che generava perdite di tempo e di informazioni

“Quando si segmentano e si spezzettano questo tipo di attività, subentrano delle criticità: magari si perde un’email, si perde un documento, e quindi i tempi si allungano.”

Sara Calicchio, che in Wallife gestisce la parte di marketing e comunicazioni, racconta con chiarezza il punto di partenza. La distribuzione delle attività HR tra risorse interne con altre responsabilità e un fornitore esterno per il payroll generava una frammentazione che si traduceva in inefficienze concrete.

Le persone che si occupavano di HR non erano dedicate esclusivamente a quella funzione, ma gestivano in parallelo altre attività. Questo significava che ogni richiesta — una nota spese, un permesso, una busta paga — richiedeva passaggi tra interlocutori diversi, con il rischio costante che qualcosa andasse perso lungo il percorso.

Anche per i dipendenti l’esperienza era farraginosa. Per accedere ai propri documenti era necessario navigare tra SharePoint, diversi portali e password da ricordare, con un procedimento che Sara descrive come “articolato”. Le richieste di rimborso spese, in particolare, comportavano anche un disagio personale, perché richiedevano di inviare manualmente le ricevute al proprio manager.

Le criticità principali si possono riassumere così:

Frammentazione tra gestione interna delle attività HR e payroll esterno in outsourcing
Email e documenti che si perdevano nei passaggi tra interlocutori diversi
Risorse non dedicate esclusivamente alle HR, con conseguente rallentamento dei processi
Esperienza dipendente complessa: più portali, più password, più passaggi manuali
Mancanza di un sistema centralizzato per ferie, note spese e permessi
Difficoltà nel reperire dati strutturati sul costo del personale

La soluzione

Una piattaforma unica che digitalizza i processi e restituisce ordine alla funzione HR

Circa un anno fa Wallife adotta Jet HR con l’obiettivo di consolidare in un’unica piattaforma tutte le attività precedentemente distribuite tra risorse interne e fornitori esterni. La scelta nasce dalla necessità di portare ordine, precisione e struttura in una funzione che fino a quel momento procedeva per compromessi.

“Sicuramente avere una struttura un po’ più precisa, organizzata e ordinata è stata una delle motivazioni che ci ha spinto ad adottare Jet HR”

Tra le funzionalità che il team utilizza quotidianamente, Sara mette al primo posto la reportistica sul costo del personale. “Sono dati molto utili”, spiega, “sia per dei report interni sia quando dobbiamo parlare con stakeholder e shareholder e giustificare anche tutta la parte di costi”. Una capacità di rendicontazione che in una startup in crescita, dove ogni voce di spesa va spiegata e difesa, fa una differenza concreta.

Il secondo pilastro è la gestione di ferie, note spese e permessi attraverso un unico flusso digitale. Anche la parte contabile ne beneficia direttamente, perché i documenti non transitano più attraverso scambi via email con la società esterna, ma sono ordinati e accessibili in piattaforma.

La trasformazione però non si ferma al piano manageriale: anche l’esperienza dei dipendenti cambia radicalmente. La busta paga arriva in app con una notifica, i documenti sono immediatamente accessibili, e le richieste di rimborso spese si gestiscono in autonomia senza dover coinvolgere manualmente il proprio manager.

“Lato dipendente è molto più comodo. Prima dovevo andare sullo SharePoint, inserire tutto quanto, ritrovare quel documento, ricordarmi la password di quell’altro portale. Era un po’ più articolato come procedimento. Invece qui entro in app e vedi tutto subito.”

I risultati

L’impatto di Jet HR su Wallife si misura su due dimensioni che, nel lessico di Sara, si sovrappongono fino a coincidere: il tempo e i costi.

“Qui è ordinato, è flessibile, è più veloce, quindi c’è proprio una riduzione di tempi e di costi.”

Il consolidamento in un’unica piattaforma ha eliminato gli scambi di documenti tra fornitori e team interni, riducendo gli errori e accelerando ogni operazione amministrativa. “Se risparmi tempo”, riassume Sara, “stai risparmiando comunque anche in costi”.

I dipendenti, dal canto loro, hanno guadagnato autonomia e una user experience nettamente migliorata. L’accesso alla busta paga via app, le notifiche mensili, la possibilità di gestire rimborsi e permessi senza passaggi intermedi sono diventati parte della normalità quotidiana, eliminando piccoli attriti che — sommati — pesavano sull’esperienza complessiva.

Ma il risultato più significativo, secondo Sara, è di natura culturale. Per una startup che opera nell’InsurTech e che fa della digitalizzazione la propria proposta di valore verso il mercato, non avere processi HR digitalizzati al proprio interno sarebbe stato una contraddizione.

“Il fatto che tutti i processi siano digitalizzati è stato veramente un punto di svolta. Come in tutto stiamo andando avanti, e in questo momento era una cosa necessaria per non rimanere indietro.”

Una considerazione che vale per Wallife e che, come Sara stessa fa notare, vale potenzialmente per qualunque azienda: “Tutte le aziende devono fare le buste paga. Quindi è una cosa che serve. È utilità e perfezione del bisogno, che poi è la parte più importante”.

I vantaggi reali

Consolidamento in un’unica piattaforma di payroll, ferie, note spese e permessi
Riduzione di tempi e costi grazie all’eliminazione dei passaggi tra fornitori esterni e team interni
Reportistica strutturata sul costo del personale, utile per stakeholder e shareholder
Eliminazione di email perse e documenti smarriti nei passaggi tra interlocutori
Esperienza dipendente migliorata: busta paga in app, notifiche, accesso immediato ai documenti
Autonomia totale per i dipendenti nella gestione di rimborsi spese e permessi
Processi HR digitalizzati, coerenti con l’identità tecnologica dell’azienda
Flessibilità e ordine come tratti distintivi della nuova organizzazione HR