App gestione spese viaggi aziendali, dalla trasferta al cedolino

Con Jet HR trasformi i viaggi di lavoro in un flusso ordinato: ogni spesa di trasferta (voli, hotel, pasti, taxi, pedaggi, carburante) viene registrata dall’app, approvata dal manager e inviata automaticamente a payroll e contabilità. Dimentichi Excel, foto di scontrini su WhatsApp e mail con allegati sparsi: la nostra app gestione nota spesa è pensata proprio per centralizzare le spese dei viaggi aziendali e dare più controllo a HR, finance e travel manager.

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Dallo scontrino di viaggio al rimborso, tutto da smartphone

Durante la trasferta il dipendente apre l’app, scatta la foto dello scontrino e seleziona la voce corretta: volo, hotel, ristorante, taxi, treno, noleggio auto, parcheggio, pedaggi, carburante. Il sistema usa riconoscimento automatico (OCR) per leggere importi, data, IVA e valuta e propone la categoria di spesa, il centro di costo e il cliente/progetto collegato.

Così le note spese di viaggio sono complete, leggibili e già ordinate per tipologia di costo.Alla fine del viaggio non c’è più da “ricostruire” nulla: tutte le spese sono già nell’app, pronte per l’approvazione e per il rimborso, compresi i rimborsi chilometrici per uso del mezzo proprio e le indennità di trasferta, se previste dalla tua policy.

Policy viaggi aziendali applicate in automatico

Imposti una volta sola le regole della politica viaggi aziendale: massimali per notte in hotel, tetti di spesa per pasti, differenze per ruolo (commerciale, consulente, manager), regole specifiche per Paese o tipo di trasferta (fiere, missioni, visite clienti).L’app controlla ogni spesa di viaggio confrontandola con le policy: segnala subito quelle fuori limite, richiede una motivazione aggiuntiva o le blocca, in base a come hai configurato il workflow.

Il manager vede tutte le spese del proprio team in un’unica vista, approva o rifiuta con un tap e ha sempre sotto controllo budget trasferte, costi per cliente e andamento delle spese di viaggio nel tempo. Risultato: meno discussioni sui rimborsi e un controllo di gestione molto più solido.

Trasferte, carte aziendali e chilometrico collegati a payroll e contabilità

Tutte le spese approvate (anticipi, rimborsi chilometrici, spese con carta aziendale, diarie e indennità) fluiscono direttamente nella parte payroll di Jet HR, pronte per andare in busta paga senza copie/incolla in Excel o fogli di calcolo a parte.In parallelo, l’amministrazione può esportare i dati verso la contabilità, riconciliare più velocemente le carte aziendali, gestire correttamente l’IVA e analizzare i costi di viaggio per centro di costo, sede, team o cliente.

La gestione delle spese viaggi aziendali diventa un processo continuo, tracciato e misurabile: sai quanto spendi per trasferte commerciali, visite clienti o fiere e puoi prendere decisioni più rapide su budget, politica viaggi e strumenti di pagamento (carte aziendali, anticipi, rimborsi).

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