I passaggi sono notevolmente ridotti: più smart e più facile, anche per i dipendenti
L’azienda
ELCA nasce nel 1991 a Mussolente, in provincia di Vicenza, e progetta, produce e commercializza in tutto il mondo radiocomandi e telecomandi industriali di sicurezza. I suoi sistemi controllano gru, autobetoniere, macchine forestali e agricole, impianti di sollevamento, processi industriali e applicazioni speciali.
La crescita non si è mai fermata e oggi l'azienda conta una quarantina di dipendenti. A distinguere il Gruppo è soprattutto un metodo: operare in ottica lean, con una cultura del miglioramento continuo che non riguarda solo la produzione ma anche gli uffici. È lo stesso principio che oggi li spinge a digitalizzare i processi interni e a sperimentare nuove tecnologie.
Al fianco di ELCA opera Mtec-components, realtà più piccola con una dozzina di persone, focalizzata sugli attuatori ad alte prestazioni come joystick e pulsanti. Nata a supporto delle attività del gruppo, è riconosciuta per affidabilità e precisione e oggi serve anche clienti terzi con soluzioni personalizzate.
Le risorse umane
La funzione HR delle due aziende è gestita in modo centralizzato e si divide in due aree: una dedicata alle risorse umane, che segue selezione e sviluppo del personale, e una dedicata all'amministrazione del personale, guidata dalla responsabile amministrativa del Gruppo. Il team è composto da quattro collaboratori più la responsabile.
Ilaria e Diego seguono l'amministrazione del personale per il Gruppo. È da questa cabina di regia che passano cedolini, presenze, documenti e comunicazioni di tutto il Gruppo: un punto di osservazione privilegiato per misurare quanto pesi davvero la burocrazia quotidiana.
Il problema
Processi manuali, file non sempre allineati e nessun database unico
“La gestione risultava piuttosto ricca di passaggi burocratici”, raccontano Ilaria e Diego. Il lavoro amministrativo si reggeva su metodi tradizionali: fogli Excel da aggiornare a mano e scambi di email per comunicare al consulente del lavoro le azioni mensili, a partire dalle paghe.
Questa modalità portava con sé limiti precisi. Le informazioni vivevano su più file, non sempre allineati tra loro, con il rischio concreto di errori. Ogni verifica richiedeva tempo, e i numerosi passaggi manuali rallentavano l'operatività dell'ufficio. Senza un sistema centralizzato, accedere ai dati non era mai immediato.
Anche le presenze erano gestite con un software tra i più diffusi, ma scollegato dal resto. Per inviare i dati al consulente del lavoro bisognava esportare un file e farlo reimportare: nessun collegamento, nessun database unico, solo passaggi da ripetere a mano.
Le assunzioni seguivano lo stesso schema cartaceo. La modulistica viaggiava via email, andava stampata, firmata, scansionata e archiviata, sottraendo minuti che si accumulavano fino a diventare ore nei periodi di maggiore attività.
Le criticità principali erano:
- Processi manuali basati su fogli Excel e scambi di email
- Informazioni distribuite su più file non sempre allineati, con rischio di errori
- Tempo perso in verifiche e passaggi manuali ripetuti
- Assenza di un database unico e centralizzato
- Presenze gestite con un software scollegato, da esportare e reimportare a mano
- Assunzioni cartacee tra email, stampe, scansioni e archiviazione manuale
- Cedolini tradizionali poco leggibili per i dipendenti
La soluzione
Un unico sistema digitale, intuitivo e centralizzato
La spinta è arrivata dalla stessa filosofia lean che guida il gruppo: semplificare, ridurre le attività manuali, tagliare tempi ed errori. “Avevamo bisogno di uno strumento unico, centralizzato», spiegano Ilaria e Diego. Tra le opzioni sul mercato, Jet HR è sembrato il sistema più adatto alle esigenze organizzative, in linea anche con la direzione digitale che il Gruppo sta percorrendo.
Il primo beneficio percepito è stato la semplicità d'uso. «I passaggi sono notevolmente ridotti rispetto ai sistemi tradizionali», raccontano, “e le informazioni si trovano in modo più semplice”. Il riscontro è arrivato anche dai dipendenti di ELCA ed Mtec-components, che hanno trovato la piattaforma molto più intuitiva del software precedente, più facile sia nei dati sia nella grafica.
Un esempio concreto è il cedolino. Nei sistemi tradizionali il mese di riferimento, il netto e le ferie residue si perdevano nella selva dei dati; in Jet sono evidenziati proprio i punti che il dipendente cerca per primi, rendendo la lettura immediata.
Sul lavoro quotidiano dell'amministrazione hanno inciso diverse funzionalità. Il cartellino presenze mostra subito le anomalie, senza bisogno di scorrere l'intero mese quando le configurazioni degli orari sono impostate correttamente. Il modulo dedicato alla formazione e alla salute del personale, che non tutti i gestionali offrono, si è rivelato altrettanto intuitivo, con utenze profilabili in base a ciò che serve a ogni dipendente.
A cambiare passo è stata soprattutto l'assunzione. Con Jet la modulistica, dalle detrazioni al TFR, arriva al dipendente e si compila online, con firma digitale e tutto disponibile direttamente in piattaforma. «Non dobbiamo neanche fare un archivio», sottolineano.
C'è infine un aspetto che va oltre il prodotto: la collaborazione. Già durante l'onboarding il team ha avanzato richieste di miglioramento, e Jet è andata incontro alle esigenze mostrando, poche settimane prima, un prototipo sulle impostazioni degli orari destinato a essere rilasciato per tutti. “Stiamo dando anche noi un contributo per migliorare Jet: alla fine è un obiettivo comune di entrambi”.
I risultati
L'effetto più immediato è stato sul tempo. «I tempi si sono ridotti», confermano Ilaria e Diego: i passaggi manuali sono crollati e quei minuti che, sommati, diventavano ore — in particolare nelle assunzioni — oggi si recuperano in larga parte.
Il lavoro quotidiano è diventato più fluido. Meno scambi di email, meno file protetti da password da rincorrere, meno verifiche. I dati vivono in un unico database centralizzato e, essendo allineati, riducono il rischio di errore che la gestione su più file portava con sé. L'onboarding è interamente digitale, senza più archivi cartacei.
Anche i dipendenti ci hanno guadagnato in autonomia e soddisfazione: trovano in piattaforma le informazioni che cercano davvero — mese di riferimento, netto, ferie — in modo chiaro e immediato.
Un beneficio meno atteso è arrivato dalla relazione con il fornitore. Il supporto tecnico si è rivelato pronto ed efficiente, con un team giovane e proattivo capace di cogliere in fretta le esigenze dell'azienda e di trasformarle in migliorie concrete del prodotto.
Sul fronte economico Ilaria e Diego mantengono un approccio prudente e onesto: “Ad oggi è difficile quantificare un risparmio economico, perché usiamo Jet da poco; ci vuole più tempo per una valutazione oggettiva”. Il dato certo, per ora, è il tempo recuperato.
In fondo, adottare Jet ha significato estendere agli uffici la stessa filosofia lean che governa la produzione. Una scelta non scontata in un tessuto, quello del Nord-Est, dove una piattaforma digitale nuova può ancora spaventare e dove diversi consulenti del lavoro restano cauti di fronte al cambiamento. “Per qualsiasi cambiamento bisogna uscire dalla comfort zone”, riflettono, “altrimenti si resta sempre piatti, adagiati”. Una sfida che il gruppo ha scelto di affrontare guardando avanti.
I vantaggi reali:
- Un unico database centralizzato per presenze, documenti e comunicazioni
- Passaggi e tempi ridotti rispetto ai sistemi tradizionali
- Assunzioni online con firma digitale, senza archivio cartaceo
- Area dipendente intuitiva, con cedolino che evidenzia mese, netto e ferie
- Cartellino presenze che segnala subito le anomalie
- Modulo formazione e salute del personale con utenze profilabili
- Supporto tecnico reattivo e apertura al co-sviluppo del prodotto
- Meno scambi di email e file protetti da password, e meno errori
Ilaria Gonzo e Diego Nicoletti, Amministrazione del Personale di ELCA srl ed Mtec-components srl
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