Semplice, intuitivo e soprattutto completo
Dimensioni
51-250
Settore
Manifattura
L’azienda
Pastiglie Leone è una storica azienda piemontese del settore dolciario, con sede a Collegno, dove si trovano in un’unica struttura sia la produzione sia gli uffici. Una realtà con una forte identità di marca e, allo stesso tempo, molto dinamica dal punto di vista organizzativo.
Oggi l’organico è composto da 82 persone: 5 dirigenti, 9 quadri, 20 impiegati e 48 operai. Nei periodi di maggiore intensità lavorativa l’azienda ricorre anche alle agenzie di somministrazione: in vista dell’evasione degli ordini per il Natale, per esempio, lavorano in azienda una quindicina di lavoratori interinali a supporto della stagione autunnale.
Una fase di grande fermento, segnata anche dall’inaugurazione della nuova Fabbrica della Felicità, la fabbrica esperienziale di Pastiglie Leone, aperta al pubblico dal martedì alla domenica.
Le risorse umane
La funzione HR di Pastiglie Leone è una struttura snella. Paola Princlari, in azienda da 36 anni, è entrata a 20 anni e ha vissuto in prima persona tutta l’evoluzione dell’azienda. Oggi è Responsabile Risorse Umane e dei Servizi Generali e si occupa sia della parte gestionale e organizzativa sia di tutta la componente amministrativa HR.
Fino a poco tempo fa Paola ha gestito l’area da sola. Da poco è affiancata da una risorsa che supporta operativamente l’area.
A rendere la gestione più articolata è la composizione dell’organico: personale impiegatizio da un lato e una componente importante di persone di produzione dall’altro. “Dal punto di vista HR dobbiamo gestire esigenze e modalità di lavoro anche molto diverse tra loro”, spiega Paola. “Proprio perché siamo una struttura snella, per noi è fondamentale avere strumenti che consentano di centralizzare le informazioni e ridurre il più possibile le attività manuali”.
Il problema
Una gestione frammentata tra azienda, consulente e dipendente
Prima di Jet HR, la gestione del personale era frammentata, con diversi passaggi tra azienda, consulente del lavoro e dipendente. L’esigenza principale era avere maggiore controllo su informazioni, documenti e processi HR in un unico ambiente. “Con una struttura HR piccola come la mia, dover recuperare dati da fonti diverse può significare molto lavoro operativo”, racconta Paola.
A questo si aggiungeva la complessità tipica di un’azienda produttiva: straordinari e casistiche molto diverse rispetto a una realtà composta solo da impiegati con orario standard, oltre alla gestione stagionale dei lavoratori in somministrazione.
Le criticità principali erano:
- Gestione frammentata con molti passaggi tra azienda, consulente e dipendente
- Informazioni, documenti e processi HR distribuiti su fonti diverse
- Molto lavoro operativo per recuperare e consolidare i dati
- Casistiche complesse legate alla presenza di personale di produzione
- Una funzione HR snella con carichi di lavoro in crescita
- Scarsa visibilità immediata su saldi, richieste e autorizzazioni
La soluzione
Un unico ambiente per anagrafiche, documenti, presenze e payroll
A spingere Pastiglie Leone verso Jet HR è stata “principalmente la possibilità di avere un unico ambiente per gestire una parte molto più ampia dei processi HR: anagrafiche, contratti, documentazione, presenze, ferie, permessi, timbrature e payroll, con anche il supporto della consulenza del lavoro. Per una realtà come la nostra significa avere una visione molto più immediata delle informazioni”.
Il cambio non era scontato. L’azienda utilizzava lo stesso sistema paghe da molti anni e lavorava con lo stesso consulente del lavoro da oltre 30 anni. “Più che resistenze, c’era l’attenzione tipica di qualsiasi cambio di sistema. Quando migri l’amministrazione del personale devi essere sicuro che dati, regole e processi aziendali vengano recepiti correttamente”, spiega Paola. La sua attenzione si è concentrata soprattutto sulla fase di implementazione e sulla corretta configurazione delle casistiche aziendali, particolarmente articolate in un contesto produttivo.
Oggi le funzionalità più utilizzate sono quelle legate a presenze, richieste di ferie e permessi, timbrature e documentazione del dipendente. “Mi piace soprattutto avere le informazioni concentrate nello stesso ambiente e poter avere sotto controllo anomalie, saldi delle ferie e dei permessi e richieste”.
Nel lavoro quotidiano la differenza si vede su tre fronti concreti:
- Documentazione e TFR: il dipendente può compilare o caricare in autonomia la documentazione amministrativa, mentre l’ufficio HR mantiene la tracciabilità in piattaforma
- Ferie e permessi: prima dell’approvazione è possibile verificare il saldo e la stima delle competenze di fine anno, con una visibilità molto maggiore sulle assenze
- Straordinari: richiesta e autorizzazione vengono gestite direttamente in piattaforma, lasciando traccia dell’autorizzazione
I risultati
“Il risparmio che percepisco maggiormente è soprattutto sul tempo operativo: meno passaggi, maggiore autonomia per i dipendenti e informazioni più facilmente accessibili. Per una funzione HR molto snella come la mia, questo è sicuramente un valore importante”, afferma Paola.
La centralizzazione di anagrafiche, contratti, documenti, presenze e payroll ha eliminato la necessità di recuperare dati da fonti diverse, riducendo i passaggi tra azienda, consulente e dipendente. I dipendenti gestiscono in autonomia documenti e richieste, mentre l’ufficio HR mantiene pieno controllo e tracciabilità su ogni autorizzazione.
La visibilità su saldi, anomalie e competenze di fine anno permette di prendere decisioni più rapide e informate, anche in un contesto produttivo con esigenze molto diverse tra impiegati e operai e con picchi stagionali legati al Natale.
Se dovesse consigliare Jet HR a un’altra azienda, Paola userebbe tre parole: semplice, intuitivo e soprattutto completo. “Il vantaggio principale per me è avere in un unico ambiente gran parte della gestione HR e un interlocutore con cui confrontarmi quando emerge una situazione particolare”.
I vantaggi reali
- Un unico ambiente per anagrafiche, contratti, documenti, presenze, ferie, permessi, timbrature e payroll
- Supporto della consulenza del lavoro integrato nella piattaforma
- Meno passaggi tra azienda, consulente e dipendente
- Autonomia dei dipendenti nella compilazione e nel caricamento dei documenti
- Tracciabilità completa di documentazione e autorizzazioni
- Verifica dei saldi ferie e permessi e della stima delle competenze di fine anno prima dell’approvazione
- Richiesta e autorizzazione degli straordinari direttamente in piattaforma
- Controllo immediato su anomalie e richieste
- Configurazione delle casistiche specifiche di un’azienda produttiva
- Un interlocutore dedicato con cui confrontarsi sulle situazioni particolari
Paola Princlari, Responsabile Risorse Umane e Servizi Generali di Pastiglie Leone
