Jet HR mi ha dato per la prima volta la percezione di non essere da solo nel gestire certe cose, ma di avere qualcuno che fa anche il mio interesse.
L’azienda
VOIS è una podcast creators company che opera nel mondo del podcast: individua progetti interessanti, li accelera e li trasforma in vere e proprie media company. Un modello che mette al centro i creator e la loro crescita, costruendo attorno a ogni progetto le competenze necessarie per farlo diventare un’impresa editoriale.
Attiva con questo modello dal 2021, VOIS conta oggi circa una ventina di dipendenti, affiancati da altrettanti collaboratori esterni, e gestisce oltre 120 creator e podcaster, cubando il 22% del mercato italiano dell’audio. Una realtà giovane e in forte crescita, che ha fatto dei contenuti audio il proprio prodotto e il proprio motore di sviluppo.
Le risorse umane
In VOIS la funzione HR è sempre stata assorbita dall’amministrazione, in collaborazione con studi esterni e consulenti del lavoro. L’hiring, invece, è sempre rimasto in capo a Francesco e ai manager dei diversi team.
Una struttura tipica delle aziende che crescono rapidamente: poche persone che devono occuparsi di tutto, con una forte dipendenza da interlocutori esterni e una complessità aggiuntiva data dalla presenza di lavoratori ex-ENPALS, la categoria dei lavoratori dello spettacolo, gestiti con un flusso completamente separato.
Il problema
Un processo manuale e soggetto a errori, senza dati affidabili su cui decidere
Prima di Jet HR il consulente del lavoro, attraverso i suoi sistemi, registrava le presenze, che venivano poi raccolte in enormi file Excel in cui si ricalcolavano ROL, permessi e tutto il resto. Poi andavano riconciliate le diverse figure professionali, controllate le somme e infine i bonifici venivano fatti a mano sui vari sistemi.
A complicare il quadro c’erano i lavoratori ex-ENPALS, gestiti con un flusso completamente diverso, che richiedevano ulteriori passaggi di riconciliazione tra figure professionali, controlli incrociati e verifiche manuali prima di arrivare al pagamento.
I problemi riguardavano due aree. La prima era il processo stesso: “È un processo che assolutamente si presta all’errore in tutte le fasi, nei calcoli, nelle riconciliazioni, anche solo nei bonifici. E lo stipendio è la cosa più importante, quella che non puoi sbagliare”, racconta Francesco.
La seconda riguardava il dato. “Le decisioni si prendono sui dati, e non avere dati o averli sbagliati porta a decisioni sbagliate”. La riconciliazione di permessi e ROL andava continuamente rivista, mancava una vera pianificazione annuale ed era complesso gestire i periodi di chiusura, le ferie e il TFR, affidati a una forte componente manuale.
A questo si aggiungeva un tema meno visibile ma altrettanto rilevante: tra attività internalizzate ed esternalizzate, VOIS non aveva alcuna visibilità sulle agevolazioni e sui potenziali risparmi a propria disposizione.
Le criticità principali erano:
- Presenze raccolte dal consulente e ricalcolate manualmente su file Excel
- Riconciliazione manuale di ROL, permessi e diverse figure professionali
- Lavoratori ex-ENPALS gestiti con un flusso completamente separato
- Bonifici degli stipendi eseguiti a mano sui vari sistemi
- Alto rischio di errore in ogni fase: calcoli, riconciliazioni, pagamenti
- Assenza di dati affidabili sul costo del personale per prendere decisioni
- Nessuna pianificazione annuale di ferie, chiusure e TFR
- Nessuna visibilità su agevolazioni e potenziali saving disponibili
La soluzione
Un partner vicino, che anticipa i bisogni invece di aspettare le richieste
Il percorso tra VOIS e Jet HR è iniziato con un no. Al primo contatto, infatti, la piattaforma non copriva ancora la gestione dei lavoratori ex-ENPALS, un requisito imprescindibile per VOIS. A fare la differenza è stato ciò che è successo dopo: circa un anno e mezzo più tardi è stata Jet HR a ricontattare VOIS, non appena quella possibilità era diventata disponibile.
“Abbiamo incredibilmente apprezzato la vicinanza che ci ha dimostrato. Abbiamo pensato: se riescono a gestire i clienti così puntualmente, saranno in grado di gestire anche i nostri stipendi”, ricorda Francesco.
Con il passaggio a Jet HR le persone di riferimento sono rimaste pressoché le stesse, ma il flusso è cambiato radicalmente. “Gli errori sono limitati al massimo possibile”, spiega Francesco, e a questo si aggiunge finalmente la visibilità sul dato: costi del personale, pianificazione delle ferie e tutte le integrazioni che la piattaforma offre nella sua estensione. “Ci sono novità continue, vediamo che c’è molta attività anche da questo punto di vista”.
Tra queste novità c’è l’analisi delle agevolazioni. “Come dice sempre Marco, aprire un’azienda vuol dire avere a che fare con dieci tipologie di istituzioni diverse, compresa la parte giuslavoristica e quella fiscale”. Quando Jet HR ha presentato a VOIS l’analisi sui potenziali saving, non ci sono state esitazioni: nessuno l’aveva mai proposta prima e la presentazione del team è stata molto chiara. Anche l’impegno richiesto all’azienda è stato minimo, perché è il team Jet a occuparsi di tutte le attività.
Più di recente VOIS ha utilizzato anche il servizio di acquisizione dei device integrato in piattaforma. “Era così complesso che non mi ci ero mai avvicinato: mille passaggi, un sacco di cose da considerare”, racconta Francesco. Il giorno stesso in cui la novità è stata pubblicata ha già attivato tre richieste: dopo cinque minuti è arrivata la chiamata per fissare la consegna e tre giorni dopo i dispositivi erano già in azienda. “Integrare tutto in un tool ti dà la possibilità di avere un unico posto in cui hai il dato certo, senza doverti dividere tra Excel, Notion e mille attività”.
I risultati
L’impatto più evidente è economico. L’analisi delle agevolazioni condotta da Jet HR ha individuato per VOIS un risparmio complessivo di 10.152 euro. “È stata una piacevole sorpresa, perché non ce l’aspettavamo. Il modo in cui è stata deliverata è stato ineccepibile, flawless. È stato un wow moment a cavallo di una serie di altri wow moment”.
Un risparmio che prima non era mai emerso, non per mancanza di opportunità ma per un problema di approccio. “Il processo è sempre stato molto passivo da parte di tutti gli enti coinvolti: devi essere sempre tu ad andare e chiedere. Quando per una volta qualcuno viene e te lo propone, è un bellissimo cambio di mindset e di prospettiva su quello che si può fare”. Le risorse liberate verranno reinvestite nel prodotto, cioè nei podcast, dove VOIS ha già individuato le prime aree di destinazione.
Sul fronte operativo, il passaggio a Jet HR ha trasformato un processo manuale e frammentato in un flusso unico e controllato: errori ridotti al minimo, bonifici non più eseguiti a mano, visibilità immediata sui costi del personale e una pianificazione delle ferie finalmente strutturata.
Ma per Francesco il valore va oltre i numeri. “Ci sono altre modalità per ottenere certi tipi di saving e il risultato economico potrebbe essere comparabile. La vera differenza sta nella gestione del processo, nel modo in cui viene proposto e nell’integrazione con tutti gli altri ambiti del tool. Alla fine ci viene automatico lasciare a Jet la gestione delle cose che ti danno più grattacapi”.
E se dovesse descrivere l’esperienza con una parola, sceglierebbe compagno. “Spesso da imprenditori, in aziende che crescono, nella prima fase si deve fare tutto da soli. Questa parte, insieme ad altri pezzi, mi ha dato la percezione per la prima volta di non essere sempre da solo nel gestire certe cose, ma di avere qualcun altro che ci pensa cercando di fare anche il mio interesse. E quindi mi sento più leggero”.
Il suo consiglio a un imprenditore indeciso è netto: “Fallo subito”.
I vantaggi reali
- 10.152 euro di risparmio individuati grazie all’analisi delle agevolazioni di Jet HR
- Saving reinvestiti direttamente nel prodotto: i podcast
- Impegno minimo richiesto all’azienda: tutte le attività gestite dal team Jet
- Errori nel ciclo paga ridotti al minimo, senza più ricalcoli su Excel
- Gestione integrata anche dei lavoratori ex-ENPALS
- Stop ai bonifici manuali sui diversi sistemi
- Visibilità immediata sui costi del personale per decisioni basate su dati certi
- Pianificazione strutturata di ferie, chiusure aziendali e TFR
- Acquisizione dei device semplice e rapida: consegna in tre giorni
- Un unico punto di riferimento per tutti i dati HR, senza dividersi tra Excel e altri tool
- Un partner proattivo che propone opportunità invece di aspettare le richieste
Francesco Tassi, CEO di VOIS
