Automatizzare tutto ha migliorato la vita lavorativa.
L’azienda
Chef in Camicia è uno dei canali YouTube di cucina più seguiti in Italia, nato dalla passione per la gastronomia e cresciuto fino a diventare un vero e proprio ecosistema digitale. L'azienda ha attraversato una significativa evoluzione organizzativa culminata nel novembre 2022 con la scissione societaria che ha dato vita a due realtà distinte ma complementari: Chef in Camicia, focalizzata sui contenuti video culinari, e Academia.tv, dedicata alla formazione online.
Questa trasformazione ha portato le due società a operare singolarmente ma con una gestione amministrativa condivisa, mantenendo la sinergia operativa mentre si specializzano nei rispettivi ambiti di competenza.
Le risorse umane
La gestione delle risorse umane nelle due società segue un modello distribuito e flessibile. Deborah Braccio, Office Manager, e Marco Luongo, Accountant, lavorano trasversalmente per entrambe le aziende, dividendosi le responsabilità: Deborah si occupa principalmente dei rapporti con i dipendenti e del supporto generale, mentre Marco gestisce la parte più tecnica e contabile.
Dopo l’uscita di una figura HR specializzata, le selezioni del personale sono gestite direttamente dai manager delle varie aree, mentre tutta la parte amministrativa e di elaborazione cedolini è centralizzata nel team di Marco e Deborah.
Il problema
Processi frammentati e perdite di tempo nei passaggi manuali
"Avevamo due software distinti: uno per le presenze dove i dipendenti inserivano ferie, permessi e note spese, e un altro per la chiusura dei cedolini," racconta Marco. "Soprattutto per la chiusura dei cedolini dovevamo fare dei passaggi manuali che richiedevano tempo."
Il sistema precedente imponeva una gestione complessa e frammentata:
- Scarico manuale dei file Excel da un software per caricarli nell'altro
- Necessità di bloccare e sbloccare manualmente gli inserimenti a fine mese
- Mancanza di sincronizzazione tra i sistemi
- Dati delle ferie e permessi non sempre veritieri rispetto ai cedolini effettivi
- Passaggi multipli che, seppur semplici, facevano perdere tempo prezioso
La soluzione
Una piattaforma integrata per eliminare i passaggi manuali
Nel gennaio 2025, le due società hanno adottato Jet HR per superare le limitazioni del sistema precedente. La scelta è nata dall'esigenza di avere uno strumento più funzionale e automatizzato, capace di gestire in modo integrato tutti i processi HR. La piattaforma ha permesso di unificare tutti i processi in un'unica soluzione, eliminando i passaggi manuali e creando un flusso completamente automatizzato dalla gestione presenze alla elaborazione dei cedolini.
"Ognuno di noi ha il suo lavoro, quindi automatizzare la gestione HR per noi è fondamentale", spiega Marco.
I risultati
"Adesso hai il calendario dei cicli paga dove sai esattamente quando si chiude tutto: in quella data la piattaforma si blocca automaticamente, non puoi più inserire niente e hai la certezza che quel giorno riceverai l'elaborazione dei cedolini" evidenzia Marco.
Una delle funzionalità più apprezzate è il flusso di assunzione automatizzato: "Basta inserire i dati del lavoratore in Jet HR e parte un flusso in cui la piattaforma invia automaticamente il modulo da compilare al dipendente. Mentre prima dovevamo inviare noi tutti i vari moduli separati e stargli dietro per le compilazioni."
I dipendenti hanno accolto positivamente il cambiamento senza necessità di formazione specifica. "La piattaforma è esteticamente molto bella e molto intuitiva. Non abbiamo fatto neanche un minuto di formazione ai dipendenti," conferma Deborah.
Tra i vari vantaggi apportati da Jet HR:
- Eliminazione dei passaggi manuali tra software diversi
- Processo di assunzione automatizzato dei nuovi dipendenti
- Calendario delle elaborazioni con scadenze chiare e automatiche
- Maggiore affidabilità dei dati su ferie e permessi
- Interfaccia intuitiva che non richiede formazione
Marco Luongo, Accountant di Chef in Camicia e Academia.tv
.avif){kind=logo}
