In mezz’ora approvo le richieste, controllo i cedolini ed elaboro gli stipendi.
L’azienda
Insulti Luminosi è un'azienda che ha fatto della comunicazione ironica e sarcastica il core del proprio business, specializzandosi nella produzione di insegne LED dal tono unico e distintivo. Oltre alle insegne luminose, l'azienda produce diversi gadget tra cui berretti, stickers e merchandising vario.
L'azienda opera sia nel mercato B2C attraverso canali online e offline con venditori temporanei nei periodi di punta, sia nel B2B realizzando progetti personalizzati per aziende orientate alla comunicazione e al marketing. Oggi il team è composto da sei dipendenti fissi, oltre a vari collaboratori per le aree amministrative e commerciali.
Le risorse umane
La gestione delle risorse umane in Insulti Luminosi è affidata a Letizia Marzi, co-fondatrice e responsabile del business development, che si occupa sia dell'inserimento del personale che dello sviluppo delle relazioni commerciali. L'assenza di un'area HR ben definita rende fondamentale avere strumenti che semplifichino e automatizzino i processi, permettendo di concentrarsi sulle attività di business senza perdere controllo sulla gestione del personale.
Il problema
Gestione tradizionale inefficiente e processi manuali che rallentano
"Avevamo un approccio molto tradizionale e non avevamo nessuna piattaforma" racconta Letizia. "Il nostro consulente ci supportava nelle richieste spot e nell'elaborazione dei cedolini mensilmente, però era tutto molto macchinoso proprio perché era un rapporto via mail."
La gestione completamente manuale comportava continui scambi di comunicazioni per ogni richiesta specifica, senza una piattaforma che raggruppasse le informazioni dei dipendenti e le richieste di ferie e permessi. Ogni mese il processo richiedeva almeno 4-5 scambi di mail e almeno 2-3 ore di tempo solo per gestire il ciclo paghe.
Le criticità principali erano:
- Comunicazioni frammentate via email per ogni richiesta
- Mancanza di trasparenza per i dipendenti sui propri dati
- Gestione manuale di ferie e permessi con continui passaggi di informazioni
- Tempi lunghi per l'elaborazione dei cedolini
- Difficoltà nel tracciare e monitorare i costi del personale
La soluzione
Una piattaforma integrata per automatizzare i processi HR
"Il fatto di avere una piattaforma integrata ci aiuta tantissimo, soprattutto nel momento in cui non c'è un'area HR ben definita all'interno dell'azienda," sottolinea Letizia. "È uno strumento utilissimo perché permette di essere più efficienti, è tutto molto più automatico ed è anche più trasparente nei confronti dei dipendenti."
La piattaforma ha permesso di centralizzare tutti i processi HR, dalla gestione delle presenze all'elaborazione dei cedolini, offrendo ai dipendenti accesso diretto alle proprie informazioni e la possibilità di richiedere ferie e permessi in autonomia.
Inizialmente c'erano alcune preoccupazioni, in particolare riguardo al processo di assunzione: "Il dubbio principale è stato nell'assunzione dei dipendenti perché essendo tutto molto automatico, avevamo paura di poter sbagliare qualcosa. In realtà si è seguiti durante tutto il processo ed è chiaro cosa fare e cosa non fare, passo per passo."
I risultati
Con Jet HR, il processo che prima richiedeva ore di lavoro e numerosi scambi di email ora si completa in mezz'ora. I dipendenti hanno guadagnato autonomia e trasparenza, potendo accedere alle proprie informazioni e gestire richieste di ferie e permessi con facilità. "Per il dipendente chiedere ferie e permessi è tutto automatico e basta letteralmente un click," evidenzia Letizia.
Le funzionalità più apprezzate sono state in particolare:
- Autonomia completa dei dipendenti nella gestione di ferie e permessi
- Eliminazione degli scambi di email per le richieste HR
- Trasparenza totale per i dipendenti sui propri dati
- Monitoraggio automatico dei costi del personale
- Semplificazione del processo di assunzione con guide step-by-step
Letizia Marzi, Business Developer di Insulti Luminosi
